เจ้าหน้าที่ประสานงานโครงการ (สายลูกค้า) — งานจัด Workshop ด้านสุขภาพใจให้องค์กร

ภาพรวมของตำแหน่ง

ดูแลให้ Workshop ด้านสุขภาพใจของลูกค้าองค์กรแต่ละงานเกิดขึ้นจริงและเรียบร้อย ตั้งแต่รับบรีฟจากทีมขายจนถึงปิดงานหลังจบ ตำแหน่งนี้ไม่ใช่งานขายและไม่ใช่ผู้ให้คำปรึกษาด้านจิตใจ แต่เป็นเจ้าของการส่งมอบงาน คือ วางแผน เตรียมคน เตรียมอุปกรณ์ ประสานวิทยากรอย่างใกล้ชิด และจัดหาซัพพลายเออร์ คุมงานหน้างาน เก็บผลประเมิน และดูแลอุปกรณ์ให้พร้อมใช้สำหรับงานถัดไป

ลักษณะงานใกล้เคียง Event Organizer ในบริบทงานสุขภาพใจ เหมาะกับคนคล่องแคล่ว จัดระเบียบเก่ง และละเอียดอ่อนกับบรรยากาศของผู้เข้าร่วม

หน้าที่และความรับผิดชอบ

1. วางแผนงาน

รับบรีฟจากทีมขาย ปรึกษากับทีมนักจิตวิทยา แปลงเป็นแผนงาน Timeline และผู้รับผิดชอบรายเรื่องที่ชัดเจน

จัด Kick-off และ Dry Run ล่วงหน้าอย่างน้อย 1 สัปดาห์ก่อนวันงาน

เตรียมแผนสำรองสำหรับความเสี่ยงหลัก เช่น วิทยากรติดภารกิจ หรืออุปกรณ์ขัดข้อง

1. เตรียมคนและทีมงาน

จัดกำลังคนให้ครบทุกจุด ทั้งวิทยากร พิธีกร ทีมลงทะเบียน ทีมกิจกรรม และทีมภายนอก

กำหนดเจ้าของหน้าที่รายจุด เช่น คุมเวลา ไมค์ สไลด์ ลงทะเบียน ของรางวัล

ทำ Run Sheet และสคริปต์กลางชุดเดียว พร้อมบรีฟทีมล่วงหน้าอย่างน้อย 1 วัน

1. สถานที่ อุปกรณ์ และซัพพลายเออร์

สำรวจและจองสถานที่ ตรวจผังห้อง ระบบเสียง–ภาพ ไฟ อินเทอร์เน็ต และที่จอดรถ

ทำ Checklist อุปกรณ์ต่อกิจกรรม พร้อมจำนวนและผู้ถือครอง ใช้อ้างอิงตอนตรวจนับคืน

ประสานซัพพลายเออร์ ทั้งอาหาร ของที่ระลึก งานพิมพ์ เช่าอุปกรณ์ ขนส่ง และคุมค่าใช้จ่ายให้อยู่ในงบ

1. ประสานงานลูกค้า

เป็นผู้ประสานหลักกับผู้ติดต่อฝั่งลูกค้า เรื่องวัน เวลา สถานที่ ผู้เข้าร่วม และการเตรียมพื้นที่

สรุปข้อตกลงและการเปลี่ยนแปลงเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง และแจ้งทีมทันทีเมื่อมีประเด็นต้องตัดสินใจ

ดูแลข้อมูลผู้เข้าร่วมและเนื้อหาที่อ่อนไหวตามหลักการรักษาความลับ

1. คุมงานหน้างาน

คุมเวลาและลำดับกิจกรรมตาม Run Sheet พร้อมปรับหน้างานเมื่อจำเป็น

ดูแลจุดลงทะเบียนและการจัดคนตามบูธหรือกิจกรรมให้เหมาะกับแต่ละช่วงเวลา

แก้ปัญหาเฉพาะหน้าอย่างสงบ ช่วยรักษาบรรยากาศพื้นที่ปลอดภัย และส่งต่อสถานการณ์ที่ละเอียดอ่อนให้วิทยากรดูแล

1. ปิดงานและดูแลคลังอุปกรณ์

ปิดงานกับลูกค้า เก็บแบบประเมินระหว่างงานให้ได้ตามเป้า และส่งรายงานสรุปผลตามกำหนด

ปิดงานกับทีมและด้านการเงิน จัด Recap สรุปบทเรียนและ Action Items พร้อมรวบรวมเอกสารเบิกจ่ายให้ครบ

ปิดงานด้านอุปกรณ์ เก็บของกลับ ตรวจนับเทียบ Checklist จัดให้พร้อมใช้ และอัปเดตสต๊อก

ดูแลคลังอุปกรณ์ให้เป็นระบบ อัปเดต Stock List ให้ตรงของจริง ตรวจสต๊อกก่อนเสนอจัดซื้อ และดูแลการซ่อมบำรุง

Qualifications: วุฒิปริญญาตรีทุกสาขา ประสบการณ์ 1–3 ปี ในงานประสานงานโครงการ จัดอีเวนต์ จัดอบรม/สัมมนา งานธุรการโครงการ หรืองานที่ต้องคุมรายละเอียดหลายชิ้นพร้อมกัน จัดระเบียบงานเก่ง ทำ Checklist / Timeline / Run Sheet เป็น และติดตามงานคนอื่นได้โดยไม่ต้องรอให้ถูกทวง สื่อสารชัดเจน สุภาพ และกล้าถามเมื่อบรีฟไม่ครบ แก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี ทำงานภายใต้ความกดดันและเวลาจำกัดได้ ใช้งาน Excel/Google Sheets, Word/Docs, PowerPoint/Slides และเครื่องมือติดตามงานได้คล่อง เดินทางออกหน้างานต่างสถานที่ได้ และทำงานนอกเวลา/วันหยุดเป็นครั้งคราวตามตารางจัดงาน ยกและจัดเตรียมอุปกรณ์หน้างานได้ตามสมควร มีพื้นฐานการศึกษาหรือประสบการณ์ทำงานด้านสุขภาพจิต จิตวิทยา health care การให้คำปรึกษา สังคมสงเคราะห์ หรือ HR/OD จะพิจารณาเป็นพิเศษ