Главный специалист

Your tasks

• осуществлять делопроизводство в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации;
• вести регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов в системе АИК Надзор;
• вносить в регистрационные карточки документов поручения, фамилии исполнителей, контрольные сроки (если они указаны в резолюции);
• получать поступающую корреспонденцию, передавать на исполнение оперативным работникам;
• отбирать и подготавливать на рассмотрение руководителя структурного подразделения документы, адресованные ему;
• обеспечивать оперативное прохождение и сохранность документов;
• передавать оперативным работникам повторные жалобы с подобранным надзорным производством, делая об этом отметку в карточке учета надзорного производства;
• информировать руководителя структурного подразделения о задержках сроков исполнения,
• передавать в установленный срок оперативным работникам документы, находящиеся на контроле;
• составлять разнарядку на рассылку информационных писем и других документов, подготовленных структурным подразделением;
• передавать и принимать телефонограммы, факсограммы;
• возвращать руководителю структурного подразделения и исполнителям неправильно оформленные документы или оформленные небрежно, с нарушением Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации и ГОСТов;
• подшивать исполненные документы в надзорные производства и дела с соответствующей отметкой прокурорского работника;
• доставлять жалобы, дела и другие документы в секретариаты руководителей прокуратуры, других структурных подразделений, архив, в экспедицию;
• принимать участие в составлении номенклатуры дел;
• группировать исполненные документы в дела, подготавливать и оформлять законченные производством документы для сдачи в архив прокуратуры, составлять описи дел постоянного, временного и долговременного хранения, акты на уничтожение дел и надзорных производств временного срока хранения;
• заполнять необходимые графы на лицевой стороне статкарточки, следить за полнотой заполнения прокурорскими работниками остальных показателей в карточке;
• вести книги учета документов, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации;
• знакомить согласно указанию руководителя структурного подразделения работников с документами;
• подбирать материалы к докладам, совещаниям по заданиям руководителей структурного подразделения и оповещать работников о созыве совещания у начальника или его заместителей, а также вызывать работников по поручению руководителей;
• подбирать для приема граждан необходимые документы и материалы;
• печатать документы руководителя подразделения;
• выполнять копировальные работы;
• выполнять другие делопроизводственные функции;
• выполнять иные обязанности, установленные законодательством о государственной гражданской службе.

Requirements

Ответственность, внимательность Высшее образование — бакалавриат; Опыт: 0 лет