Заведующий сектором по организации приема, распределения и учета гуманитарной помощи администрации Волновахского муниципального округа Донецкой Народной Республики

Организовывать и контролировать приём грузов гуманитарной помощи на складах/пунктах приёма, включая проверку сопроводительной документации (накладные, сертификаты, акты и пр.). Обеспечивать проверку соответствия фактического количества и качества поступивших товаров данным в документах, фиксировать расхождения. Организовывать комиссионный приём помощи (формирование комиссии, оформление актов приёма-передачи, актов расхождений). Контролировать соблюдение условий хранения при приёме (температурный режим, целостность упаковки и др.), при необходимости фиксировать нарушения. Вести количественный и номенклатурный учёт поступившей, перемещённой и выданной помощи (в журналах, электронных реестрах, системах учёта). Обеспечивать присвоение идентификационных номеров, маркировку, ведение карточек учёта по партиям и видам товаров. Организовывать проведение инвентаризаций, оформлять акты, выявлять недостачи/излишки, участвовать в расследовании причин. Обеспечивать формирование и хранение комплекта первичных документов (акты, накладные, протоколы комиссии) в соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения. Взаимодействовать с бухгалтерией по вопросам стоимостного учёта и отражения операций в бухгалтерских регистрах (при наличии стоимостной оценки). Формировать планы распределения на основании заявок, приоритетов и утверждённых критериев нуждаемости. Координировать формирование комплектов помощи (по категориям получателей: семьи, дети, пожилые, пострадавшие при ЧС и пр.) с учётом нормативов и остатков. Организовывать выдачу помощи через пункты выдачи, контролировать оформление документов на выдачу (заявления, ведомости, расписки), соблюдение очерёдности и адресности. Контролировать целевое использование помощи при передаче организациям-партнёрам (социальные службы, приюты и др.) на основании договоров/соглашений. Вести мониторинг остатков, своевременно перераспределять невостребованные позиции, согласовывать передачу между пунктами/районами. Руководить работой сотрудников сектора и привлечённых специалистов, распределять задачи, контролировать исполнение. Разрабатывать и актуализировать внутренние регламенты, инструкции, технологические карты по приёму, учёту и выдаче помощи. Обеспечивать взаимодействие с органами власти, МЧС, соцзащитой, НКО, транспортными и таможенными структурами по вопросам поставок и распределения. Организовывать отчётность: формировать ежедневные, еженедельные, ежемесячные отчёты о поступлении, движении и выдаче помощи, предоставлять данные в вышестоящие органы. Участвовать в планировании потребностей, формировании заявок на дополнительные поставки, анализе эффективности распределения.

Требования

• Нормативно-правовую базу, регулирующую приём, учёт и распределение гуманитарной помощи.
• Правила документооборота: как регистрировать поступления, вести журналы и базы данных, формировать номенклатуру дел, передавать документы в архив.
• Принципы складского учёта и логистики: как организовать хранение, чтобы товары не испортились, как проводить инвентаризацию, как распределять ресурсы между получателями.
• Требования к безопасности: правила пожарной безопасности, санитарные нормы.
• Организовывать и контролировать процессы: приём грузов, их сортировку, учёт, распределение.
• Работать с учётными системами и ПО.
• Составлять аналитические справки, отчёты, проекты приказов или положений по работе сектора.
• Эффективно распределять задачи между сотрудниками, мотивировать команду, решать конфликтные ситуации.
• Работать в условиях неопределённости или повышенного объёма задач.
• Взаимодействовать с другими структурами: донорами, волонтёрами, получателями помощи, контролирующими органами.

Высшее образование — бакалавриат; Опыт: 0 лет