Главный специалист по сопровождению трансформационных проектов / Проектный администратор

About the company

ГБУ МО "Мосавтодор" ищет главного специалиста по сопровождению трансформационных проектов / проектного администратора. Нужен исполнительный, системный и внимательный сотрудник, который сможет помогать заместителю генерального директора по развитию и цифровизации в ежедневном сопровождении проектов: вести задачи в Битрикс24, контролировать сроки, собирать статусы, фиксировать договоренности, готовить протоколы, письма, справки и материалы к совещаниям.

Your tasks

• Ведение и контроль проектной деятельности:
• Ведение единого реестра трансформационных проектов.
• Обеспечение актуальности информации по каждому проекту.
• Ведение перечня задач, сроков, ответственных лиц и контрольных точек.
• Запрос у исполнителей информации о текущем статусе выполнения задач.
• Контроль исполнения поручений.
• Фиксация нарушений сроков, препятствий к выполнению задач и вопросов, по которым отсутствуют решения.
• Подготовка кратких отчетов о текущем статусе проектов для руководителя.
• Обеспечение фиксации договоренностей, достигнутых в переписке, устных обсуждениях и на совещаниях.

• Работа в «Битрикс24»:
• Создание проектных пространств, задач и контрольных списков в «Битрикс24».
• Назначение ответственных лиц, соисполнителей, наблюдателей и сроков исполнения.
• Контроль актуальности статусов задач.
• Размещение в задачах документов, протоколов, комментариев и материалов.
• Контроль исполнения задач в установленные сроки.
• Подготовка выгрузок по просроченным задачам, ответственным лицам и текущим статусам.
• Контроль завершения задач только после подтверждения их фактического выполнения.

• Сопровождение совещаний:
• Подготовка повестки проектных совещаний.
• Предварительный сбор материалов от участников.
• Подготовка кратких справок, таблиц и информации о статусах к совещаниям.
• Фиксация принятых решений.
• Подготовка протоколов и перечней поручений.
• Оформление договоренностей, достигнутых по итогам совещаний, в виде конкретных задач в «Битрикс24».
• Контроль исполнения поручений по итогам совещаний.
• Подготовка для руководителя краткой информации о принятых решениях, ответственных лицах, сроках и проблемных вопросах.

• Взаимодействие с участниками проектов:
• Взаимодействие с исполнителями внутри Учреждения.
• Запрос информации у структурных подразделений.
• Направление исполнителям напоминаний о сроках этапов и проектов.
• Уточнение причин задержек.
• Получение конкретной информации о статусе выполнения задач.
• Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками.
• Регулярное рабочее взаимодействие с представителями Министерства транспорта и дорожной инфраструктуры Московской области, Министерства государственного управления и связи Московской области и иных органов власти.
• Передача руководителю на рассмотрение вопросов, требующих управленческого решения.

• Подготовка документов и материалов:
• Подготовка проектов писем, служебных записок, запросов и поручений.
• Ведение проектных папок и реестров документов.
• Обеспечение актуальности дорожных карт.
• Подготовка таблиц, информации о статусах, контрольных списков и справок.
• Сбор материалов для докладов, презентаций и совещаний.
• Обеспечение наличия по каждому проекту актуальных документов, сроков, ответственных лиц и решений.

• Контроль рисков и проблемных вопросов:
• Фиксация рисков по проектам.
• Ведение перечня проблемных вопросов.
• Контроль вопросов, по которым отсутствуют принятые решения.
• Информирование руководителя о рисках нарушения сроков.
• Фиксация повторяющихся нарушений при исполнении задач.
• Подготовка для руководителя краткой информации о проблеме, ответственном лице, сроке и требуемом решении.

• Взаимодействие с подрядчиками и внешними исполнителями:
• Запрос у подрядчиков информации о текущем статусе работ.
• Контроль сроков предоставления материалов.
• Фиксация отклонений от достигнутых договоренностей.
• Подготовка вопросов для рабочих встреч.
• Сопоставление фактического выполнения работ с дорожной картой.
• Информирование руководителя о задержках, рисках и проблемных вопросах во взаимодействии с подрядчиками.

Requirements

Обязательные

• Опыт административного, проектного или организационного сопровождения задач;
• Умение одновременно сопровождать несколько проектов и поручений;
• Уверенное владение Word, Excel и PowerPoint;
• Опыт работы в CRM-системе «Битрикс24» или аналогичных системах;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Навыки подготовки протоколов, писем, справок и поручений;
• Внимательность при контроле сроков, деталей и достигнутых договоренностей;
• Исполнительская дисциплина;
• Способность самостоятельно запрашивать и уточнять необходимую информацию;
• Навыки делового взаимодействия с руководителями, исполнителями, подрядчиками и представителями органов власти;
• Готовность к работе с большим количеством задач и участников.

Желательные

• Опыт работы в проектном офисе;
• Опыт сопровождения цифровых, организационных или управленческих проектов;
• Опыт работы в государственном секторе, ГБУ, органах власти или крупных инфраструктурных организациях;
• Опыт ведения задач в «Битрикс24»;
• Опыт подготовки материалов для руководства;
• Опыт взаимодействия с подрядчиками;
• Базовое понимание порядка подготовки технических заданий, исполнения договоров, проведения закупок и внедрения информационных систем.

Требования Не указано; Опыт: 0 лет

What we offer

ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА (НА РУКИ): 150 000 руб.

Other

график работы: понедельник-пятница

Режим работы

• пн-чт: с 8:45 до 17:45
• пт: с 8:45 до 16:30

место работы: г.о. Красногорск, 26 км автодороги "Балтия", "Бизнес-центр "Рига-Ленд"

Корпоративный транспорт: от ст. м Строгино (~20 мин.), м. Щукинская (~25 мин.), ж/д ст. Красногорская (~10 мин.)