Das difgl sucht Office Manager:in / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Einleitung

Das Deutsche Institut für gutes Leben (difgl) sucht ab sofort eine strukturierte, herzliche und organisationsstarke Persönlichkeit zur Unterstützung unseres Teams und der Geschäftsführung. Als Ausgründung der TU Berlin bewegen wir uns an der Schnittstelle von technologischem Wandel, Gesellschaft und Zukunftsgestaltung. Bei uns hast du die Möglichkeit, Strukturen aktiv mitzugestalten und in einem sinnstiftenden Umfeld zu arbeiten.

Ihre Aufgaben

Deine Rolle bei uns Du bist das organisatorische Rückgrat des Instituts und arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen. Dabei verbindest du klassisches Office Management mit Assistenzaufgaben und behältst auch Zahlen & Abläufe souverän im Blick. Deine Aufgaben Office Management & Organisation · Organisation und Weiterentwicklung unserer Büro- und Projektstrukturen · Pflege von Datenablagen, Vorlagen, Präsentationen und Protokollen · Koordination von externen Dienstleister:innen und Freelancer:innen · Beschaffung von Büromaterialien · Reiseplanung, Buchungen & Abrechnungen Assistenz der Geschäftsführung · Termin- und Kalenderkoordination · Nachhalten von Aufgaben & Fristen · Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz · Unterstützung bei internen Abläufen & administrativem Events & Projekte · Unterstützung bei der Planung & Durchführung von Veranstaltungen · Unterstützung des Projektmanagement nach Absprache Personal & Buchhaltung · Pflege von Urlaubsübersichten & Teamkalendern · Vorbereitende Buchhaltung (z. B. Belege, Rechnungen, Kostenübersichten) · Arbeit mit DATEV & enge Abstimmung mit dem Steuerbüro · Projektabrechnung & Mittelverwaltung von Förderprojekten in enger Abstimmung mit einer erfahrenen Geschäftsführung

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation · Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Assistenz- oder Verwaltungsbereich · Eigenständige, strukturierte und proaktive Herangehensweise mit Hands-on-Mentalität · Sehr gute Kenntnisse gängiger Office-Anwendungen · Erfahrung mit DATEV und vorbereitender Buchhaltung oder die Motivation, dich hier einzuarbeiten

Das bieten wir dir

• Attraktive Vergütung · Sinnstiftende Arbeit in einem interdisziplinären, wertschätzenden Team · Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und echte Gestaltungsmöglichkeiten · Flexible Arbeitszeiten & Remote-Work-Anteil · Modernes, helles Büro im Lobeblock Berlin · Familienfreundliche Arbeitskultur · Raum für Weiterentwicklung

Bewerbung

Bitte sende uns deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf & kurzes Anschreiben, Zeugnisse als ein PDF) an: https://lnkd.in/d4puqzuB

contact@difgl.de