Admin Support Maintenance
Tugas dan Tanggung Jawab
A. Administrasi Maintenance Melakukan input dan pembaruan data pekerjaan maintenance. Membuat dan mengarsipkan Work Order (WO), Preventive Maintenance (PM), serta Corrective Maintenance (CM). Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan terkait aktivitas maintenance. Melakukan pencatatan penggunaan spare part, material, dan peralatan maintenance. Memantau jadwal preventive maintenance dan memastikan dokumentasi pekerjaan lengkap. Mengelola dokumen checklist inspeksi, laporan kerusakan, dan hasil perbaikan. Melakukan rekapitulasi downtime mesin atau peralatan berdasarkan data yang tersedia. B. Administrative Support Mengelola dokumen, surat-menyurat, dan arsip departemen. Membantu menyiapkan laporan operasional untuk atasan. Melakukan input data ke Microsoft Excel, sistem ERP, atau aplikasi perusahaan. Membuat dan memperbarui database aset, mesin, serta peralatan. Membantu pengajuan pembelian spare part dan kebutuhan operasional. Melakukan koordinasi dengan departemen Produksi, Warehouse, Purchasing, dan Finance terkait kebutuhan administrasi. C. Support Operasional Maintenance Berkoordinasi dengan teknisi terkait jadwal dan status pekerjaan perbaikan. Memantau status Work Order yang masih terbuka maupun yang telah selesai. Membantu memastikan ketersediaan dokumen dan spare part untuk pekerjaan maintenance. Mengingatkan jadwal inspeksi rutin dan preventive maintenance kepada tim terkait. Membantu proses pencatatan aset baru, pemindahan aset, dan penghapusan aset sesuai prosedur perusahaan. Memastikan dokumen pekerjaan maintenance tersimpan dengan rapi dan mudah ditelusuri.
D. Keselamatan dan Kepatuhan Memastikan dokumen administrasi maintenance sesuai prosedur perusahaan. Mendukung kelengkapan dokumen K3, izin kerja, dan checklist keselamatan apabila diperlukan. Menjaga kerahasiaan data dan memastikan ketepatan informasi yang dilaporkan.
- KPI (Key Performance Indicators)
Ketepatan waktu penyelesaian laporan administrasi. Akurasi data maintenance dan inventaris spare part. Kelengkapan dokumen Work Order dan Preventive Maintenance. Ketepatan pembaruan database aset dan peralatan. Ketepatan monitoring jadwal preventive maintenance. Kerapian dan kemudahan penelusuran arsip dokumen
Kualifikasi Pendidikan minimal SMA/SMK atau D3, sesuai ketentuan perusahaan. Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Excel dan Word. Teliti, disiplin, terorganisasi, dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Memahami administrasi, pengarsipan, dan pengolahan data. Memiliki pemahaman dasar tentang maintenance mesin atau fasilitas menjadi nilai tambah. Mampu bekerja sama dengan teknisi dan departemen lain.