Field Operation Intern (Office Support)

Tóm tắt công việc CREASIA đang tìm kiếm một Field Operation Intern (Office Support) chủ động, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm để hỗ trợ team Field trong công tác hành chính, điều phối vận chuyển và hậu cần dự án. Vị trí này chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu, phối hợp giao nhận quà tặng, POSM, đồng phục và vật dụng đến các điểm triển khai, đồng thời theo dõi tiến độ chuẩn bị để đảm bảo các chương trình Event & Activation được vận hành đúng timeline.

Trách nhiệm chính

1. Hỗ trợ hành chính và tài liệu

• In ấn, photocopy, scan và chuẩn bị giấy tờ, tài liệu phục vụ triển khai dự án.
• Chuẩn bị biểu mẫu, checklist, biên bản bàn giao và các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của Field Supervisor.
• Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, chứng từ và tài liệu dự án.

1. Hỗ trợ điều phối vận chuyển

• Book Grab, Ahamove hoặc các đơn vị vận chuyển theo yêu cầu của team Field.
• Theo dõi quá trình giao nhận, cập nhật tình trạng vận chuyển và xác nhận hoàn tất.
• Phối hợp với nhân sự phụ trách để lên kế hoạch điều chuyển quà tặng, POSM, đồng phục và vật dụng đến các điểm triển khai.
• Liên hệ kho, nhà cung cấp và nhân sự tại điểm để thống nhất thời gian, địa điểm giao nhận.
• Tổng hợp và theo dõi chi phí vận chuyển theo từng dự án.

1. Hỗ trợ hậu cần dự án

• Theo dõi danh sách quà tặng, POSM và vật dụng cần chuẩn bị cho từng chương trình.
• Phối hợp kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa trước khi giao nhận.
• Hỗ trợ chuẩn bị, đóng gói, phân chia vật dụng, quà tặng theo từng điểm triển khai.
• Cập nhật tiến độ chuẩn bị và thông báo các hạng mục còn thiếu hoặc có nguy cơ trễ timeline.

Yêu cầu chính

• Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp các ngành Quản trị kinh doanh, Logistics, Marketing hoặc các ngành liên quan.
• Có thể làm việc tối thiểu 3-5 ngày/tuần; ưu tiên ứng viên có thể làm toàn thời gian.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và theo dõi, đôn đốc công việc tốt.
• Thành thạo MS Office, đặc biệt là Excel/Google Sheets để theo dõi danh sách vật dụng và chi phí.
• Biết sử dụng các ứng dụng đặt xe/giao hàng (Grab, Ahamove...) là một lợi thế.
• Có kinh nghiệm hoặc quan tâm đến lĩnh vực Event & Activation là một lợi thế.

Phẩm chất cá nhân

• Cẩn thận, trung thực, có trách nhiệm và đáng tin cậy.
• Chủ động, linh hoạt và có khả năng làm việc dưới áp lực thời gian.
• Tinh thần học hỏi, sẵn sàng hỗ trợ nhóm và phối hợp với nhiều bộ phận.

Phù hợp với Giá trị cốt lõi:

• Customer Success: Khách hàng thành công là thành công của chúng ta; hỗ trợ team Field đúng và đủ để dự án đến tay khách hàng suôn sẻ.
• Ownership: Chịu trách nhiệm đến cùng với tài liệu, giao nhận và hậu cần được giao, chủ động báo sớm các hạng mục thiếu hoặc có nguy cơ trễ.
• Execution Excellence: Theo đuổi tiêu chuẩn thực thi xuất sắc: kiểm tra kỹ số lượng, chứng từ và chi phí vận chuyển, hoàn thành đúng hạn.
• Improve Daily: Không ngừng học hỏi và cải tiến mỗi ngày cách chuẩn bị tài liệu, điều phối giao nhận và theo dõi hậu cần.
• Integrity: Luôn làm điều đúng đắn, đảm bảo số liệu, hồ sơ và chi phí minh bạch, chính xác.

Vì sao chọn CREASIA?

• Là một phần của công ty dịch vụ marketing đang phát triển nhanh, chú trọng chất lượng triển khai, đổi mới và phát triển con người.
• Được tiếp xúc với nhiều dự án Event & Activation và hiểu rõ quy trình vận hành thực tế của team Field.
• Làm việc trong môi trường đề cao Customer Success, Ownership, Execution Excellence, Improve Daily và Integrity.
• Có cơ hội học hỏi và phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực Field Operation.

Skills: Scheduling, Public Speaking, Administration, Microsoft Word, Customer Service, Microsoft Excel, Communication Skills, Communication, Microsoft Office, Teamwork