Team Assistant/Office Manager (m/w/d)

Einleitung

Ayming ist eine international führende Unternehmensberatung mit rund 1.600 Mitarbeitenden in 14 Ländern. Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre Performance nachhaltig zu verbessern – insbesondere in den Bereichen Innovation, Forschung & Entwicklung sowie Finanzierung.

Zu unseren Kunden zählen internationale Konzerne ebenso wie erfolgreiche mittelständische Unternehmen und wachstumsstarke Start-ups.

Ihre Aufgaben

Stellenbeschreibung

Deine Aufgabe:

Als Team Assistant (m/w/d) bist du das organisatorische Herzstück unseres Büros und sorgst mit deiner strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf unseres Arbeitsalltags.

Dein Arbeitsalltag:

Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und unterstützt unsere Teams in den Bereichen HR, Finance und IT bei organisatorischen und administrativen Themen.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt diese teilweise als Personal Assistant , z. B. bei der Termin- und Reiseplanung sowie weiteren administrativen Aufgaben.

Du verantwortest den Empfangs- und Backoffice-Bereich und koordinierst E-Mails, Post, Telefonzentrale sowie den allgemeinen Büroalltag.

Du organisierst das On- und Offboarding neuer Mitarbeitender und arbeitest dabei eng mit HR und IT zusammen. Außerdem koordinierst du die Beschaffung und Bereitstellung von Hardware sowie die Bearbeitung technischer Anfragen.

Du koordinierst die Verwaltung von Besprechungsräumen, Schlüsseln und unserem Fuhrpark und bist Ansprechpartner für unsere Hausverwaltung sowie externe Dienstleister.

Du unterstützt bei der Planung und Organisation von Teamevents , internen Meetings und weiteren Unternehmensveranstaltungen.

Du bringst dich in bereichsübergreifende Projekte ein und sorgst mit deiner strukturierten Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Ihr Profil

Qualifikationen

Das bringst du mit:

Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Organisationstalent mit proaktiver und serviceorientierter Arbeitsweise, hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein

Teamgeist, Flexibilität und Kommunikationsstärke

Sehr gute Anwendungskenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und PowerPoint

Du bist pragmatisch, besitzt Eigeninitiative und eine Hands-on-Mentalität

Idealerweise, aber kein Muss:

Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen Berufsausbildung im Büromanagement oder eine gleichwertige Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung im oben genannten Bereich

Zusätzliche Informationen

HR Politik:

Entfalte deinPotenzial mit unserer Ayming Academy und Ayming Digital Academy!

Entwickle deineKarriere mit unseren individuellen Support-Programmen, My Professional Journey oder MoveWithUS

Arbeite so, wie dues möchtest: GenießeFlexibilität, inspirierende und freundliche Räume, mit Remote-Tagen

Connecte dich und feiere das ganze Jahr über bei Veranstaltungen und Treffen (Webinare, „Coffee With“ etc.)

Du identifizierst dich mit unseren Unternehmenswerten: ‚Team-Spirit, Creative, Pragmatic, Open-Mind, Passion, Integrity‘