Office- & Teamassistenz (m/w/d)

Einleitung

Du arbeitest schnell, strukturiert und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen?

Du übernimmst Aufgaben eigenständig und bringst sie in hoher Qualität zum Abschluss?

Dann passt diese Rolle zu dir.

Wir sind Wonderwerk – eine Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation.

Für unser Team in Wien suchen wir eine Person, die unsere internen Abläufe im Griff hat und dafür sorgt, dass im Backoffice alles rund läuft.

Aufgaben

Office- & Team-Support

Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen

Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung

Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)

Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites

Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung

Finanzen & Administration

Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen

Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement

HR & Teamevents

Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)

Organisation von On- und Offboardings

Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events

Marketingunterstützung

Pflege der Website (WordPress)

Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen

Pflege des CRM-Systems

Qualifikation

Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen

Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil

Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch verhandlungssicher

Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse

Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude)

Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise

Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten

Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte

Wir bieten

Benefits

Was dich bei Wonderwerk erwartet

Schönes Büro in zentraler Lage in Wien

Ein großartiges Team mit viel Ambition, das zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt – inklusive Office-Hund

Hohe Eigenverantwortung und direkte Kommunikation

Rahmenbedingungen:

All-In Vertrag (Vollzeit auf Basis von 40h) mit einem Jahresbruttogehalt von EUR 44.800

Zahlreiche Benefits (Wiener Linien Jahreskarte, Firmenrad, Teamevents und Weiterbildungen)

Unsere Kultur

Wir arbeiten schnell, fokussiert und mit hohem Qualitätsanspruch.

Wir erwarten, dass Aufgaben eigenständig übernommen und konsequent abgeschlossen werden.

Wir entwickeln uns kontinuierlich weiter – individuell und als Organisation.

Bereit, mit uns die Zukunft zu gestalten?