Empfangsmitarbeiter (m/w/d)
Du bringst Erfahrung und Fachwissen mit – wir die passenden Perspektiven. Bei persona service erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben, ein professionelles Umfeld sowie Unternehmen, die dein Know-how schätzen. Starte mit uns deinen nächsten Karriereschritt – erstklassig, professionell und menschlich.
Deine Aufgaben
- du organisierst eigenständig das Partnersekretariat und koordinierst die administrativen Abläufe
- das E-Mail-Postfach bearbeitest du professionell, beantwortest Vorgänge selbstständig und behältst deren Nachverfolgung im Blick
- zudem übernimmst du das Termin- und Fristenmanagement sowie die Koordination von Besprechungen und Wiedervorlagen
- Korrespondenz, Schriftstücke und Präsentationen erstellst und bearbeitest du selbstständig
- du stehst im Austausch mit Insolvenzgerichten, Schuldner:innen, Verfahrensbeteiligten und weiteren externen Ansprechpartner:innen
- Geschäftsreisen organisierst du und bereitest die Reisekostenabrechnungen vor beziehungsweise bearbeitest diese
- darüber hinaus unterstützt du den Partner bei zusätzlichen Aufgaben im Bereich Einkauf
- organisatorische Aufgaben rund um den Fuhrpark übernimmst du, etwa die Koordination und Kommunikation mit Dienstleister:innen sowie die Bearbeitung laufender Vorgänge
- außerdem bearbeitest du eigenständig Sonderaufgaben und kleinere Projekte
- im Tagesgeschäft denkst du aktiv mit, erkennst Handlungsbedarf, sprichst Themen an und sorgst für eine zuverlässige Lösung
- nicht zuletzt empfängst du Besucher:innen und Anrufer:innen freundlich und leitest Anliegen an die richtigen Ansprechpartner:innen weiter
Das wünschen wir uns
- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d), Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) oder Notarfachangestellte (m/w/d), liegt bei dir vor
- Erfahrung im Sekretariats- oder Empfangsbereich bringst du idealerweise mit
- ein sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Outlook und PowerPoint, gehört zu deinen Stärken
- du kommunizierst sicher und verbindlich mit externen Ansprechpartner:innen wie Gerichten, Schuldner:innen und Dienstleister:innen
- ein hohes Maß an Organisationsgeschick und selbstständiger Arbeitsweise zeichnet dich aus
- Diskretion und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich
- auch bei mehreren parallelen Aufgaben behältst du den Überblick und setzt Prioritäten eigenständig
- eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und professionelles Auftreten bringst du mit
Das bieten wir
- modernes Arbeitsumfeld und moderne IT-Ausstattung
- zentral gelegener Arbeitsplatz im Westen von Stuttgart
- gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
- kostenloses Job-Ticket
- flexible Arbeitszeiten/Gleitzeitmodell
- attraktive Vergütung
- betriebliche Altersvorsorge
- EGYM Wellpass
- kostenlose Getränke, Obst und Snacks
- regelmäßige Teamevents
- strukturierte und umfassende Einarbeitung
- langfristige Entwicklungsperspektiven in einer etablierten Kanzlei
Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:
- 50 € monatlich geschenkt für deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
- Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- kostenlose Nachhilfe für deine Kinder auf der Lern- und Nachhilfeplattform Ubimaster
- zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
- exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
- vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
Bei persona service geben wir 100% für dich!
Wir bringen seit über 58 Jahren Menschen und Arbeit erfolgreich zusammen – deutschlandweit und mit umfänglicher Betreuung. Dafür geben wir dir unsere 100%-Garantie: Durch 100% Geschwindigkeit versprechen wir dir eine schnelle Rückmeldung innerhalb von 100 Minuten(*). Mit unseren bundesweiten Niederlassungen garantieren wir dir 100% Nähe durch eine persönliche Onboarding-Begleitung.
(*) Innerhalb unserer ausgeschriebenen Geschäftszeiten
- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d), Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) oder Notarfachangestellte (m/w/d), liegt bei dir vor
- Erfahrung im Sekretariats- oder Empfangsbereich bringst du idealerweise mit
- ein sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Outlook und PowerPoint, gehört zu deinen Stärken
- du kommunizierst sicher und verbindlich mit externen Ansprechpartner:innen wie Gerichten, Schuldner:innen und Dienstleister:innen
- ein hohes Maß an Organisationsgeschick und selbstständiger Arbeitsweise zeichnet dich aus
- Diskretion und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich
- auch bei mehreren parallelen Aufgaben behältst du den Überblick und setzt Prioritäten eigenständig
- eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und professionelles Auftreten bringst du mit