Auxiliar de despacho - San Jose Villa Nueva

OBJETIVO DEL PUESTO

Brindar apoyo administrativo y operativo al área de Despacho, asegurando el correcto registro, control y seguimiento de las órdenes de despacho, así como la organización de la documentación relacionada con las entregas, contribuyendo a que los pedidos sean procesados de manera ordenada, precisa y oportuna.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

• Digitar y registrar las órdenes de despacho en los sistemas o controles establecidos.
• Revisar que las órdenes de despacho contengan la información necesaria para su correcta gestión.
• Llevar el control y seguimiento de las órdenes pendientes, despachadas y/o entregadas.
• Verificar que las cantidades, códigos, productos y datos registrados coincidan con las órdenes correspondientes.
• Mantener actualizados los controles y bases de datos del área.
• Preparar y organizar la documentación necesaria para los despachos.
• Dar seguimiento a las órdenes que presenten diferencias, pendientes o inconsistencias y comunicar oportunamente al Jefe de Despacho.
• Apoyar en la coordinación y organización de las órdenes según las rutas o programación de despacho.
• Llevar controles de documentos de entrega, facturas, órdenes y demás documentación relacionada.
• Registrar incidencias o diferencias detectadas durante el proceso de despacho.
• Apoyar en la elaboración de reportes relacionados con órdenes de despacho, entregas y pendientes.
• Mantener un adecuado archivo físico y/o digital de la documentación del área.
• Brindar información actualizada al equipo de Despacho sobre el estatus de las órdenes.
• Apoyar en otras actividades administrativas y operativas propias del área cuando sea requerido.

FUNCIONES CLAVE DEL PUESTO

Digitación y registro

• Ingreso correcto y oportuno de órdenes de despacho.
• Actualización de información en sistemas y controles internos.
• Validación de datos antes de procesar las órdenes.

Control de órdenes

• Seguimiento de órdenes pendientes.
• Control de órdenes procesadas y despachadas.
• Identificación y reporte de diferencias.

Control documental

• Organización de órdenes, facturas, documentos de entrega y soportes.
• Archivo y resguardo de documentación.
• Mantener la información disponible y ordenada.

Seguimiento

• Dar visibilidad al estado de cada orden.
• Informar oportunamente atrasos, inconsistencias o pedidos pendientes.
• Coordinar con las áreas involucradas cuando sea necesario para completar una orden.

Formación académica:

• Diversificado completo, preferiblemente Perito Contador, Bachiller en Computación, Administración o carrera afín.

Experiencia:

• 1 año de experiencia en digitación, despacho, logística, bodega, facturación, control de pedidos o puestos administrativos similares.

Conocimientos:

• Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel.
• Digitación y manejo de bases de datos.
• Control y seguimiento de documentos.
• Deseable conocimiento de sistemas ERP o sistemas de inventarios.
• Deseable conocimiento básico de procesos de despacho y distribución.

Requerimientos

• Educación mínima: Bachillerato / Educación Media
• años de experiencia
• Edad: entre 23 y 50 años
• Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide