People Operations Manager / Admin & Payroll (H/F)

A propos d'Exotrail 🚀 Animée par l’ambition de repousser les frontières du spatial, Exotrail est une scale-up du New Space fondée en 2017, avec une mission claire : rendre la mobilité spatiale accessible à l’échelle mondiale. Nous concevons, développons et opérons des solutions de services en orbite ainsi que des moteurs de propulsion dédiés aux petits satellites, au cœur des technologies spatiales les plus avancées. À la croisée du spatial et du digital, Exotrail se distingue par son agilité, son orientation client et son esprit entrepreneurial. Nous évoluons dans un environnement innovant où la prise de risques maîtrisée est un levier pour repousser les limites du modèle spatial traditionnel et créer des solutions inédites. Forte de sa culture d’innovation et de son ADN de pionnier, Exotrail entre aujourd’hui dans une nouvelle phase : bâtir une entreprise industrielle ambitieuse, capable de transformer durablement le secteur spatial.

Job Description 👨‍💻 Le/la People Operations Manager est responsable de toutes les phases (préparation, production, contrôle, reporting) de la gestion administrative et de la production de la paie au sein d’Exotrail. Son rôle consiste à garantir la conformité réglementaire en vigueur (droit du travail, convention collective, accord temps de travail), la fiabilité des données du personnel et de la paie, le suivi de l’administratif (de l’embauche à la sortie), tout en assurant un service de qualité auprès des salariés. Il/Elle est également l’interlocuteur privilégié des organismes sociaux, des partenaires RH, et de l’ensemble des salariés pour toutes les questions relatives à la paie et à l’administration du personnel.

Relations fonctionnelles : L’équipe RH, Finance et l’ensemble des salariés de l’entreprise Relations externes : Organismes sociaux (URSSAF,retraite, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, AGEPHIP,INSEE, DARES, France Travail)

Activités significatives Gestion de la paie

• Garantir la conformité de la paie avec la législation du travail en vigueur, les obligations conventionnelles (CCN Syntec) et les politiques internes de l’entreprise (notes de service).
• Formaliser et communiquer le calendrier de production de la paie
• Recueillir les éléments variables de paie et traiter les absences conformément au calendrier de paie
• Production des bulletins de paie et des contrôles dans le SIRH : préparation, saisie et validation des éléments variables, contrôle des bulletins et gestion des anomalies
• Gérer les absences et situations particulières : suivi des arrêts maladie, accidents du travail, accidents de trajet, maladies professionnelles, congés maternité et paternité
• Réaliser les déclarations relatives aux accidents de travail
• Assurer la gestion administrative des indemnités journalières (IJSS) : suivi des dossiers auprès des CPAM, traitement des subrogations et vérification des remboursements avec la finance
• Gérer les relations avec les organismes sociaux (assurance maladie – médecine du travail – caisse de retraite – URSSAF - mutuelle)
• Formaliser et communiquer des notes de service pour préciser les règles internes
• Accompagner les managers dans la préparation des opérations exceptionnelles
• Animer la relation Finance/RH, notamment sur le suivi des provisions de paie, le rattachement des charges sociales et la justification comptable des écarts

Gestion administrative

• Elaborer les documents contractuels : contrats de travail, avenants et affiliations (avantages sociaux : mutuelle, prévoyance et retraite…)
• Créer et mettre à jour les dossiers administratifs des salariés en vue de garantir leur conformité : mise à jour des données dans le système RH et transmission des données (E/S, mouvements) à nos clients internes
• Assurer la conformité avec les données de la paie.
• Gérer les ordres de mission (déplacements)
• Gérer la production de tout document administratif (attestation employeur, certificat de travail, courrier RH)
• Être le point de contact privilégié sur toutes les questions individuelles des collaborateurs

Veille en droit social

• Assurer le pilotage et la bonne application de la Convention Collective Syntec, de l’accord sur le temps de travail, ainsi que la mise en œuvre conforme de l’ensemble des politiques et procédures RH (notes de service, DUE, etc.)
• Réaliser une veille sur les évolutions légales et règlementaires (convention Syntec) en lien avec les HRBP

Systèmes et outils RH (HRIS)

• Administrer l’ensemble des outils RH (SIRH Payfit, ERP Odoo)
• Gérer la qualité et la cohérence des données RH (HR Data governance).
• Piloter des projets d'amélioration continue ou de digitalisation RH.
• Accompagner les équipes dans l’utilisation des outils via formation et support

Suivi des indicateurs RH

• Produire, analyser et partager les indicateurs RH : effectifs, turnover, absentéisme, mobilité, masse salariale.
• Contribuer à l’alimentation des tableaux de bord RH pour le COMEX.
• Assurer la fiabilité des données pour les audits internes et externes.
• Elaborer l'ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l'activité du personnel (entrées / sorties) / Bilan CSSCT / BDESE / Index égalité hommes-femmes
• Participe aux projets RH

Support aux équipes RH & aux managers -Accompagner les managers dans les questions opérationnelles RH du quotidien.

• Collaborer avec les équipes Talent Acquisition, Learning & Development, People
• Participer à la gestion des dossiers sensibles avec la DRH (situations individuelles, réorganisations).

Responsabilités exercées et champ d’actions Le/La People Operations Manager est responsable de la gestion efficace des processus liés à la paie et la gestion administrative. Il/Elle est amené à prendre des décisions concernant les processus de paie, les outils et les méthodes utilisés, tout en veillant à ce qu'ils soient conformes aux réglementations et aux meilleures pratiques du secteur.

Diplômes requis Bac +3 à Bac+5 en Ressources Humaines, Droit, Comptabilité, Gestion, ou dans un domaine connexe.

Compétences professionnelles requises Techniques

• Maitrise des techniques et logiciels de paie
• Connaissance approfondie du droit du travail, de la législation sociale
• Maîtrise d’Excel et des outils bureautiques
• Capacité à analyser et interpréter les données sociales
• Anglais professionnel

Soft skills

• Rigueur, sens du détail et de la confidentialité
• Organisation et gestion des priorités
• Capacité d’analyse et d’anticipation
• Bon relationnel et sens du service
• Esprit d’équipe et capacité à travailler en transversal
• Excellente communication

Notre process de recrutement 🤝 Nous nous engageons à recruter les bonnes personnes pour le bon poste, indépendamment de vos antécédents privés. Nous nous rencontrons au moins trois fois afin de vous donner une meilleure idée de ce que c'est que de travailler chez Exotrail : Entretien par appel vidéo avec notre Talent Acquisition Team : vous découvrirez votre environnement de travail et en apprendrez davantage sur notre culture.

Entretien technique avec votre futur manager: vous en apprendrez plus sur le poste et les qualifications requises.

Entretien sur place avec la DRH: vous pourrez vous assurer que vous partagez la même vision et les mêmes valeurs de l'entreprise.