Dienstverantwoordelijke magazijn en goederenlogistiek

Voor ons ziekenhuis met 406 erkende bedden in het hartje van Vilvoorde zijn wij op zoek naar een dientverantwoordelijke magazijn en goederenlogistiek.

In deze sleutelrol bent u verantwoordelijk voor het beheer, de organisatie en de verdere professionalisering van de volledige goederenstroom binnen het huidige ziekenhuis, AZ Jan Portaels, alsook voor ons nieuwbouw ziekenhuis dat opent in 2027.

U zorgt ervoor dat medische en niet-medische goederen tijdig, correct en kostenefficiënt beschikbaar zijn voor alle diensten. Daarbij combineert u operationele leiding, procesoptimalisatie en teamontwikkeling met een sterke focus op kwaliteit, patiëntveiligheid en klantgerichtheid.

Je functie:

Magazijn- en voorraadbeheer

• Organiseren en aansturen van het centrale magazijn en de interne distributie.
• Beheren en optimaliseren van voorraadniveaus, bestelpuntbeheer en voorraadrotatie. Hierbij houdt u de aankoopdienst in de loop.
• Bespreken van o.a. lopende bestellingen, nieuwe materialen en afwijkingen in bestellingen met leveranciers maar ook met de diensten binnen ons ziekenhuis.
• Toezien op correcte ontvangst, opslag en distributie van goederen (met uitzondering van medicatie en voedingsmiddelen).
• Beperken van voorraadverschillen, vervallen producten en verspilling.
• Inschatten van de gevolgen van problemen m.b.t. bestellingen (vb. verkeerde levering, leverancier kan niet tijdig leveren), bespreekt dit met de aankoopdienst en stelt een gepaste actie voor.
• Opvolgen van KPI's rond voorraadbeheer, voorraadniveaus, leverbetrouwbaarheid en servicegraad.
• Jaarlijks opmaken van de inventaris en bespreken van afwijkingen met de aankoopdienst en de hiërarchisch verantwoordelijke.
• Voorbereiden van het centrale magazijn en de interne distributie op de verhuis én nieuwe werking in de nieuwbouw.

Goederenlogistiek

• Coördineren van de logistieke processen van ontvangst tot levering aan de interne afdelingen.
• Coördineren van de logistieke processen van ontvangst tot levering aan verschillende satellietposten, WZC’s en huisartsen in de regio.
• Optimaliseren van interne bevoorradingsprocessen, zeker met het oog op de nieuwbouw.
• Samenwerken met aankoopdienst (nauwe samenwerking), apotheek, sterilisatie, labo, verpleegafdelingen en facilitaire diensten.
• Beheren van logistieke noodscenario's en continuïteitsplannen.

Leidinggeven

• Aansturen, coachen en ontwikkelen van een team van magazijnmedewerkers en logistieke medewerkers.
• Opstellen van werkplanningen en taakverdelingen met ondersteuning van de adjunct leidinggevende.
• Bevorderen van een cultuur van samenwerking, veiligheid en continue verbetering.
• Nu en in het kader van ons nieuwbouw ziekenhuis, het team begeleiden in kader van veranderings- en verbetertrajecten.

Kwaliteit en procesverbetering

• Implementeren van efficiënte logistieke processen volgens Lean-principes.
• Toezien op naleving van kwaliteits-, veiligheids- en hygiënevoorschriften.
• Initiëren van verbeterprojecten rond digitalisering, automatisering en voorraadbeheer.
• Voorbereiden en ondersteunen van audits en accreditaties.
• Als ondersteunende dienst het zorgdepartement maximaal bijstaan.

Budget en rapportering

• Opvolgen van logistieke kosten en bijdragen aan budgetbeheer.
• Opstellen van managementrapportages en prestatie-indicatoren.
• Formuleren van verbetervoorstellen op basis van analyses en operationele resultaten.

Je profiel:

Opleiding

• Bachelor in logistiek, supply chain management, bedrijfsmanagement of een gelijkwaardige richting.
• Aanvullende opleiding in logistiek management of Lean Management is een pluspunt.
• Bij voorkeur heb je leidinggevende ervaring of heb je een coördinerende rol opgenomen binnen een magazijn.
• U kan zelfstandig en nauwkeurig werken en bent bovendien een teamplayer.
• U heeft een sterk probleemoplossend vermogen en brengt verbeteringsvoorstellen aan. U zoekt samen met de betrokkenen oplossingen voor foute en/of laattijdige leveringen; Lost de diverse personeelsgerelateerde problemen van de dienst op (vb. conflicten, personeelsbezetting) in samenwerking met de hiërarchisch verantwoordelijke en de personeelsdienst.
• U bent communicatief en legt vlot contact met interne medewerkers en de verschillende afdelingen.
• Werken met een computer vormt voor jou geen enkel probleem. U heeft ervaring met excel, word en kan u snel inwerken in de AFAS module van het ziekenhuis.
• U heeft een vlotte kennis van het Nederlands.

Ervaring

• U heeft ruime ervaring binnen een magazijn en in bredere zin in het logistiek gebeuren, magazijnbeheer of supply chain.
• Ervaring in een ziekenhuis- of zorgomgeving is een sterke troef met het oog op kennis van medische materialen.
• Ervaring met ERP-systemen, voorraadbeheer en logistieke software.

Competenties

• Sterke organisatorische en analytische vaardigheden.
• Aantoonbare leiderschapskwaliteiten.
• Resultaatgericht met oog voor kwaliteit en dienstverlening.
• Goede communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden.
• Probleemoplossend vermogen en besluitvaardigheid.
• Kennis van Lean, procesoptimalisatie en change management.
• U kan zich vinden in onze DNA-waarde GROW. Dit staat voor Groei, Respect, Oprechtheid en Warmte.