FINANCE, ACCOUNTING & GENERAL ADMINISTRATION OFFICER

About the company

Perusahaan: PT Sinergy Biru Nusantara Departemen: Finance & General Administration Atasan langsung: Direktur / Manajemen Status jabatan: Individual Contributor (tanpa bawahan langsung)

Your tasks

1. Tujuan Jabatan

Bertanggung jawab mengelola dan melaksanakan fungsi keuangan, akuntansi, administrasi kepegawaian, administrasi umum, logistik, serta purchasing secara terintegrasi, akurat, tertib, dan tepat waktu untuk mendukung kelancaran operasional kantor maupun pelaksanaan proyek perusahaan.Posisi ini berperan dalam memastikan pencatatan transaksi yang akurat, pengendalian arus kas, kelengkapan dokumen, ketersediaan kebutuhan operasional dan material proyek, serta kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. Posisi ini berperan dalam memastikan pencatatan transaksi yang akurat, pengendalian arus kas, kelengkapan dokumen, ketersediaan kebutuhan operasional dan material proyek, serta kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

1. Tanggung Jawab dan Uraian Pekerjaan

A. Finance (Keuangan)

• Melakukan pencatatan dan pemantauan seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran perusahaan.
• Menyiapkan jadwal pembayaran kepada vendor, pemasok, karyawan, dan pihak terkait berdasarkan dokumen pendukung serta persetujuan yang berlaku.
• Memantau saldo kas, rekening bank, piutang pelanggan, dan utang kepada pemasok.
• Menyusun proyeksi arus kas harian, mingguan, dan bulanan.
• Melakukan administrasi invoice, kuitansi, bukti transfer, reimbursement, petty cash, serta dokumen pembayaran lainnya.
• Melakukan rekonsiliasi transaksi bank dan kas secara berkala.
• Memantau jadwal penagihan kepada pelanggan sesuai termin kontrak, uang muka (DP), dan progres pekerjaan proyek.
• Menyiapkan laporan posisi kas dan kebutuhan pendanaan untuk disampaikan kepada manajemen.

B. Accounting & Tax Administration (Akuntansi dan Administrasi Pajak)

• Melakukan pencatatan transaksi keuangan ke dalam sistem atau software akuntansi perusahaan.
• Mengelola dan mengarsipkan bukti transaksi, invoice, faktur, dokumen pembelian, serta dokumen pendukung pembukuan.
• Melakukan pencatatan biaya operasional dan biaya proyek berdasarkan kode proyek atau pusat biaya yang ditetapkan perusahaan.
• Membantu menyusun laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, serta laporan keuangan berkala.
• Melakukan rekonsiliasi buku kas, bank, piutang, utang, dan akun terkait lainnya.
• Mengumpulkan dan memeriksa kelengkapan dokumen perpajakan, termasuk PPN, PPh, dan dokumen pemotongan atau pemungutan pajak sesuai transaksi.
• Menyiapkan data dan dokumen pendukung untuk pelaporan pajak serta berkoordinasi dengan konsultan pajak atau pihak yang berwenang.
• Membantu proses penutupan buku bulanan dan tahunan sesuai jadwal perusahaan.

C. Human Resources Administration (Administrasi Kepegawaian)

• Mengelola data induk karyawan, dokumen identitas, kontrak kerja, dan arsip kepegawaian.
• Memantau absensi, cuti, izin, lembur, dan data pendukung penggajian.
• Menyiapkan perhitungan administrasi payroll berdasarkan data kehadiran, komponen gaji, dan ketentuan yang telah disetujui manajemen.
• Mengelola administrasi kepesertaan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan serta pembaruan data karyawan.
• Memantau masa berlaku kontrak kerja dan dokumen kepegawaian.
• Membantu proses onboarding dan offboarding karyawan.
• Menjaga kerahasiaan data pribadi, data gaji, dan dokumen kepegawaian.

D. Purchasing & Procurement (Pembelian dan Pengadaan)

• Menerima dan memeriksa permintaan pembelian barang atau jasa dari tim proyek maupun kantor.
• Mencari dan menghubungi vendor atau pemasok sesuai spesifikasi, lokasi, kebutuhan, dan anggaran.
• Meminta serta membandingkan penawaran harga, kualitas, waktu pengiriman, termin pembayaran, dan ketentuan komersial.
• Menyiapkan perbandingan harga atau price comparison untuk memperoleh persetujuan pembelian.
• Menyiapkan purchase order (PO) atau dokumen pemesanan sesuai prosedur perusahaan.
• Memantau status pesanan, jadwal pengiriman, dan kesesuaian barang atau jasa dengan pesanan.
• Memelihara database vendor, riwayat pembelian, daftar harga, serta evaluasi kinerja pemasok.
• Berkoordinasi dengan tim proyek untuk memastikan pengadaan material dan kebutuhan operasional tersedia sesuai jadwal.
• Memastikan setiap pembelian memiliki dokumen permintaan, persetujuan, bukti penerimaan, dan invoice yang lengkap.

E. Logistics & Inventory Administration (Administrasi Logistik dan Persediaan)

• Mengatur administrasi penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman material ke lokasi proyek.
• Memastikan kesesuaian kuantitas dan kondisi barang dengan PO, surat jalan, dan dokumen penerimaan.
• Memelihara catatan persediaan material, perlengkapan kerja, alat pelindung diri (APD), serta aset operasional.
• Memantau kebutuhan material proyek dan melaporkan potensi kekurangan, keterlambatan, atau kelebihan persediaan.
• Mengkoordinasikan pengiriman material dengan vendor, ekspedisi, tim lapangan, atau pihak logistik terkait.
• Mengadministrasikan dokumen serah terima barang, surat jalan, bukti penerimaan, dan laporan pengiriman.
• Membantu pencatatan penggunaan dan perpindahan aset atau peralatan antarproyek.
• Menyusun laporan persediaan dan status pengiriman secara berkala.

F. General Administration (Administrasi Umum)

• Mengelola surat-menyurat, dokumen kontrak, dokumen legal perusahaan, dan pengarsipan administrasi.
• Memastikan dokumen perusahaan tersimpan secara sistematis, aman, dan mudah ditelusuri.
• Mengelola administrasi aset kantor, inventaris, perlengkapan kerja, dan kebutuhan fasilitas.
• Memantau masa berlaku dokumen perizinan, asuransi, kendaraan, dan dokumen operasional yang relevan.
• Mendukung administrasi perjalanan dinas, akomodasi, serta kebutuhan operasional karyawan dan proyek.
• Membantu pengumpulan dokumen untuk tender, prakualifikasi vendor, audit, dan kebutuhan administrasi pelanggan.
• Menjaga kerahasiaan dokumen internal dan memastikan penggunaan dokumen sesuai kewenangan.

1. Wewenang Jabatan

• Meminta dokumen dan informasi pendukung dari tim internal untuk keperluan administrasi, pencatatan, dan pelaporan.
• Berkomunikasi dan meminta penawaran dari vendor, pemasok, pelanggan, serta pihak eksternal terkait tugasnya.
• Menyiapkan draft pembayaran, purchase order, laporan keuangan, dan dokumen administrasi untuk diperiksa serta disetujui oleh pejabat berwenang.
• Memberikan rekomendasi perbandingan vendor, kebutuhan pembelian, dan proyeksi arus kas kepada manajemen.
• Meminta perbaikan atau kelengkapan dokumen transaksi yang tidak sesuai prosedur.
• Tidak melakukan persetujuan akhir atas pembayaran atau pembelian di luar batas kewenangan yang diberikan perusahaan.

1. Indikator Kinerja Utama (KPI)

• Ketepatan waktu penyampaian laporan keuangan dan laporan administrasi sesuai jadwal.
• Akurasi pencatatan transaksi dan rekonsiliasi kas serta bank.
• Kelengkapan dokumen transaksi dan tingkat kepatuhan terhadap prosedur internal.
• Ketepatan pemantauan piutang, utang, dan jadwal pembayaran.
• Ketepatan waktu pengumpulan dokumen perpajakan dan kepegawaian.
• Efisiensi biaya pengadaan dibandingkan anggaran atau penawaran yang telah dievaluasi.
• Ketepatan waktu pemenuhan kebutuhan material dan operasional proyek.
• Akurasi catatan persediaan dan kelengkapan dokumen penerimaan serta pengiriman barang
• Ketertiban pengarsipan dan kemudahan penelusuran dokumen.
• Kecepatan dan ketepatan penyelesaian tugas administrasi dari manajemen dan tim proyek.

Requirements

1. Kualifikasi dan Kompetensi

Pendidikan dan pengalaman

• Minimal D3 atau S1 Akuntansi, Manajemen Keuangan, Administrasi Bisnis, atau bidang relevan
• Pengalaman kerja minimal 2–3 tahun pada fungsi keuangan, akuntansi, administrasi, atau operasional.
• Pengalaman di perusahaan konstruksi, EPC, pengadaan material, atau perusahaan berbasis proyek menjadi nilai tambah.

Kemampuan teknis

• Memahami dasar akuntansi, pembukuan, arus kas, piutang, utang, dan administrasi perpajakan Indonesia.
• Mampu menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets untuk pencatatan, rekonsiliasi, dan pelaporan.
• Memahami administrasi payroll, BPJS, dokumen kepegawaian, serta pengarsipan.
• Mampu melakukan perbandingan harga, komunikasi vendor, dan administrasi purchase order.
• Memahami administrasi persediaan, surat jalan, penerimaan barang, dan pengiriman material.
• Familiar dengan software akuntansi atau ERP menjadi nilai tambah.

Kompetensi personal

• Teliti, jujur, disiplin, dan memiliki integritas tinggi.
• Mampu mengatur prioritas dan bekerja mandiri.
• Terorganisasi serta mampu menangani beberapa fungsi pekerjaan secara bersamaan.
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan pemecahan masalah yang baik.
• Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.

Skills: MYOB, Financial Analysis, Zahir Software, Tax Accounting, Income Tax, Accounts Receivable, Accounts Payable, Accounting, Microsoft Excel, Bookkeeping

Other

Target numerik setiap KPI ditetapkan setelah perusahaan menentukan volume transaksi, jumlah proyek aktif, sistem kerja, dan standar waktu pelaporan.