Administratief medewerker beleidsondersteuning
Administratieve ondersteuning
- Je bereidt vergaderingen en overlegmomenten administratief voor.
- Je maakt agenda’s, vergaderstukken en verslagen op en verspreidt deze.
- Je volgt actiepunten en gemaakte afspraken op.
- Je beheert documenten, dossiers en sjablonen op een gestructureerde manier.
- Je staat in voor archivering en documentbeheer.
- Je ondersteunt diverse administratieve processen en projecten.
Organisatie en logistieke ondersteuning
- Je plant vergaderingen en overlegmomenten.
- Je reserveert lokalen en verzorgt praktische voorbereidingen.
- Je ondersteunt de organisatie van studiedagen, evenementen en bijeenkomsten.
- Je verstuurt uitnodigingen.
- Je volgt inschrijvingen en aanwezigheden op.
Onthaal- en secretariaatstaken
- Je verzorgt op vaste tijdstippen het onthaal van Integro vzw en Stijn vzw.
- Je behandelt inkomende telefoons op een professionele en klantgerichte manier.
- Je beheert het algemene e-mailadres.
- Je ontvangt, verwerkt en verdeelt de post voor Integro vzw en Stijn vzw.
- Je verwijst vragen correct door naar de juiste collega of dienst.
Communicatieve ondersteuning
- Je fungeert als content creator en verzorgt de interne communicatie voor de ondersteunende diensten.
- Je helpt bij de opmaak van nieuwsberichten en nieuwsbrieven.
- Je ondersteunt socialemediacommunicatie.
- Je bewaakt mee een uniforme huisstijl.
Wij zoeken een collega die:
- beschikt over een diploma secundair onderwijs of een bachelordiploma in een administratieve richting;
- ervaring heeft in een administratieve of ondersteunende functie;
- sterk georganiseerd en nauwkeurig werkt;
- vlot kan werken met Microsoft Office-toepassingen;
- digitaal vaardig is en snel nieuwe toepassingen oppikt;
- uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden heeft;
- Klantgericht, discreet en betrouwbaar is;
- zelfstandig kan werken, maar ook sterk is in samenwerking;
- prioriteiten kan stellen en overzicht bewaart, ook wanneer verschillende opdrachten samenkomen.