Managementassistent

(24 uur) - € 2.875 - € 4.056 per maand - Team Services

Functieomschrijving

Ben jij goed in organiseren, houd je overzicht en denk je graag een stap vooruit? Vind je het leuk om managers te ondersteunen én mee te denken over hoe we ons werk slimmer kunnen organiseren? Dan zoeken we jou als managementassistent bij de gemeente Hengelo!

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben je de rechterhand van de managers binnen jouw domein. Je zorgt dat afspraken, overleggen en acties goed geregeld zijn en weet wat er speelt. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking met collega's. Je werkzaamheden zijn afwisselend. Je houdt je onder andere bezig met:

• het beheren van complexe agenda's en mailboxen en het plannen van afspraken en overleggen;
• het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen;
• het bewaken van acties, afspraken en deadlines;
• het verzorgen van correspondentie en administratieve werkzaamheden;
• het organiseren en coördineren van werkzaamheden rondom het management;
• het signaleren van wat er nodig is en waar mogelijk vooruitlopen;
• het meedenken over en verbeteren van werkprocessen.

Je werkt nauw samen met andere managementassistenten en collega's binnen de organisatie. Je weet wanneer je zelfstandig aan de slag kunt en wanneer afstemming nodig is.

Wie ben jij?

Je bent georganiseerd, zelfstandig en dienstverlenend. Je houdt overzicht, kunt goed prioriteiten stellen en blijft rustig als het druk is. Je bent daarnaast digitaal vaardig en nieuwsgierig naar nieuwe ontwikkelingen. Je maakt nieuwe systemen en toepassingen snel eigen en ziet kansen om je werk slimmer en efficiënter te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft 365, Copilot, AI en automatisering. Je vindt het leuk om hierover mee te denken en je ideeën met collega's te delen. Daarnaast:

• heb je een afgeronde secretariële opleiding en relevante werkervaring;
• heb je ruime ervaring met complex agen...