Personal Assistant (m/w/d) | Private Office in Wien

FIDELIS begleitet Sie persönlich.

Unser Kunde ist ein international tätiger Unternehmer mit privaten und geschäftlichen Aktivitäten im In- und Ausland. Für sein Private Office in Wien suchen wir eine zuverlässige und organisationsstarke Persönlichkeit, die persönliche und administrative Agenden eigenständig übernimmt und im Hintergrund dafür sorgt, dass alles reibungslos funktioniert.

Gesucht wird eine Person, die mitdenkt, vorausschauend handelt und Aufgaben selbstständig steuert. Die Position bietet viel Eigenverantwortung, Flexibilität und ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem internationalen Umfeld.

Ihre Aufgaben

Organisation und Koordination persönlicher und administrativer Agenden

Planung und Organisation internationaler Reisen inklusive Flüge im Business- und First-Class-Segment, Hotels und Transfers

Terminmanagement sowie Koordination laufender Anliegen und kurzfristiger organisatorischer Themen

Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleistern, Geschäftspartner:innen und weiteren Ansprechpartner:innen

Organisation rund um die private Immobilie in Wien sowie Koordination von Handwerkern, Lieferungen und Terminen vor Ort

Erledigung persönlicher Aufträge, Bestellungen und individueller organisatorischer Anliegen

Unterstützung bei administrativen und finanziellen Themen sowie Kommunikation mit Banken und externen Partnern

Bearbeitung und Organisation von Rechnungen, Verträgen, Fristen und vertraulichen Dokumenten

Enge Abstimmung mit Ansprechpartner:innen im internationalen Umfeld

Das bringen Sie mit

Erfahrung in einer Assistenzfunktion oder einem vergleichbaren organisations- und serviceorientierten Umfeld

Erfahrung in der Organisation internationaler Reisen von Vorteil

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Russischkenntnisse sind ein zusätzliches Plus

Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise

Hohe Eigeninitiative und die Fähigkeit, Aufgaben und Prioritäten selbstständig zu erkennen und umzusetzen

Schnelle Auffassungsgabe sowie Lösungsorientierung auch bei kurzfristigen Änderungen

Absolute Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit persönlichen und vertraulichen Informationen

Professionelles und souveränes Auftreten

Hohe Serviceorientierung und Freude an einem vielseitigen Aufgabengebiet

Zeitliche Flexibilität sowie die Bereitschaft, bei Bedarf kurzfristig auf organisatorische Themen zu reagieren

Sehr gute Erreichbarkeit des 4. Wiener Gemeindebezirks

Unser Angebot

Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position im Private Office eines international tätigen Unternehmers

Hoher Gestaltungsspielraum und viel Eigenverantwortung

Teilzeitbeschäftigung im Ausmaß von 15–20 Wochenstunden

Flexible Arbeitsgestaltung mit einem Arbeitsplatz im 4. Wiener Gemeindebezirk

Moderne technische Ausstattung

Langfristige Zusammenarbeit in einem internationalen und professionellen Umfeld

Ein Bruttomonatsgehalt von EUR 3.900, - bis EUR 4.600, - auf Vollzeitbasis, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung

Kontakt

Ihre Ansprechpartnerin

Barbara Semper

Kontakt

FIDELIS Recruitment GmbH

Fuhrmannsgasse 6 Top 2

1080 Wien

+43 664 2042632

barbara.semper@fidelis-recruitment.at