office manager | plannings coördinator | voltijds

Over het bedrijf

Voor onze klant in Gent die opleidingen organiseert, zijn we op zoek naar een extra collega om tijdelijk te helpen op de dienst van de opleidingen EHBO. Ben jij een echte planner en organisator? Als office manager zorg je voor het daadwerkelijk plannen en organiseren van de opleidingen EHBO. Je regelt en boekt locaties, plant de juiste trainer, zorgt voor het lesmateriaal, legt de planning vast in ons systeem, levert attesten aan de deelnemers, annuleert en (her)plant opleidingen waar nodig. Wanneer de opleidingen plaatsvinden zorg je waar nodig ook voor dagelijkse bijsturing (bv; als de docent ziek is) Je kan je voorstellen dat je hierin snel moet kunnen schakelen. In dit proces puzzel je projectmatig mee en zoek je naar een snelle en pragmatische oplossing samen met het team. Jouw takenpakket bestaat uit:

Taken

• centraal aanspreekpunt voor de klant, deelnemers en trainers
• opvolging van de geplande opleidingen, klachten en annulaties
• administratieve ondersteuning zoals opmaak attesten, controle facturatie, opmaak bestelbonnen, reservatie zalen, ...

Vereisten

We zijn op zoek naar een kandidaat met heel sterke organisatorische skills. Iemand die graag ownership neemt, autonoom werkt en een kick krijgt van het snel en pragmatisch oplossen van problemen in een veranderende omgeving. Daarnaast kan je je vinden in onderstaande zaken:

• je spreekt heel goed Nederlands en Frans
• je hebt een bachelor diploma en ben administratief heel sterk
• je kan je flexibel opstellen en hebt de nodige veerkracht om constant te schakelen
• je wenst voltijds te werken
• helaas kunnen we geen vaste job aanbieden dus je gaat akkoord met tijdelijk werk