Administrative Assistant (m/w/d)

Position

Teilzeit (60%, 3 Tage pro Woche inklusive die Hälfte der Samstage im Monat, flexibel)

MISSION

Als Administrative Assistant sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung in allen organisatorischen sowie verwaltungstechnischen Angelegenheiten, die im Wiener Louis Vuitton Store, einem der größten Europas, zu erledigen sind, um einen reibungslosen Ablauf im Team und Tagesgeschäft zu gewährleisten. Diese Stelle wird von 2 Personen zu je 3 Tagen pro Woche besetzt, um eine vollständige Abdeckung der Storeöffnungszeiten zu gewährleisten.

Job responsibilities

VERANTWORTUNGSBEREICH

Schnittstelle zu und Support von diversen Head Office Departments (HR, Finance, Buchhaltung, Maintenance, ...) in administrativen Belangen wie z.B. Payroll, monatliches Reporting, Mitarbeiterbenefits, Lieferantenvertragsmanagement, etc.

Koordination diverser Supplier und Partnerunternehmen sowie Management aller Behördenangelegenheiten

Erstellung und Verwaltung des Personaleinsatzplans für ein Team von weit über 100 Mitarbeitern

Reisekoordination für alle Storemitarbeiter sowie anschließende Spesenabrechnungen

Management von Mitarbeiteranfragen und Verwaltung diverser Mitarbeiterangelegenheiten

Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Küchenutensilien, Kundengeschenken, etc inklusive Verwaltung der jeweiligen Budgets

Koordination des Reinigungspersonals im Store

Unterstützung der Geschäftsleitung in strategischen Projekten, Vorbereitung von Meetings, etc.

Profile

PROFIL

Teamplayer – da die Stelle von 2 Personen im Tandem abgedeckt wird, sind Teamfähigkeit, klare Kommunikation und Flexibilität innerhalb des Admin Teams Grundvoraussetzungen

Exzellente Umgangsformen auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

Hohes Maß an Organisation und vorausschauendem Denken

Erfahrung in der Assistenz/Administration in einem dynamischen, multikulturellen Umfeld von Vorteil

Vertrauenswürdig, loyal und verlässlich im Umgang mit vertraulicher Information

Kompetenter Umgang mit Microsoft Office Anwendungen (speziell Excel, idealerweise SAP, Concur) sowie IT generell

Multi-tasking Fähigkeit, Arbeit unter Deadlines gewöhnt

Lösungsorientiert, offen, autonom, anpassungsfähig, schnell lernfähig, empathisch

Additional information

Das Gehalt für diese Position liegt bei mindestens 35.126 € brutto jährlich (auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung von 38,5 Stunden pro Woche). Entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung ist eine höhere Überzahlung möglich. Zusätzlich bieten wir eine Reihe attraktiver Benefits:

Was wir Ihnen bieten

Bei Louis Vuitton werden Sie Teil einer Maison, die von Kreativität, Savoir- Faire und Innovation geprägt ist. Sie arbeiten in einem internationalen und kollaborativen Umfeld, in dem vielfältige Talente gemeinsam die Zukunft des Luxus gestalten.

Neben dem Eintritt in die Welt des Exklusiven erwartet Sie zudem eine Vielzahl attraktiver Benefits.

Ihre Benefits:

Individuelle Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten innerhalb der LVMH-Gruppe, dem weltweit führenden Luxusgüterkonzern, zur gezielten Förderung fachlicher und persönlicher Entwicklung

Attraktive Mitarbeiterrabatte auf Louis Vuitton Produkte, Family and Friends Rabatte bei anderen Marken der LVMH Gruppe

Empfehlungsprogramm mit Prämien

Teilnahme an exklusiven Events im In- und Ausland

Monatlicher Zuschuss für Mittagessen

Beautyleistungen wie Friseur- oder Manikürebesuche

Betrieblicher Altersvorsorge

Zugang zu exklusiven Corporate Benefits und Partnerangeboten

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiedererkennen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Online-Bewerbungen berücksichtigen.

LOUIS VUITTON

MAISON

Founded in Paris in 1854, Louis Vuitton perpetuates the ambitious vision of its namesake. From his origins as a master trunk maker, manufacturing boxes used to pack both everyday objects as well as voluminous wardrobes, Louis Vuitton and his successors introduced numerous innovations including the advent of the flat-top trunk, lightweight canvas, signature patterns, and the tumbler lock. Today, Louis Vuitton's legacy is expressed through its rigorous spirit of innovation, the boldness of its creations and an uncompromising demand for excellence.