Reception & Office Support Coordinator

Voor een dynamische en professioneel georganiseerde werkomgeving zijn we op zoek naar een Reception & Office Support Coordinator.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je verwelkomt bezoekers, klanten en leveranciers op een professionele, vriendelijke en gastvrije manier.
• Je beheert de inkomende telefoongesprekken en zorgt ervoor dat elke oproep correct en efficiënt bij de juiste persoon terechtkomt.
• Je staat in voor de praktische organisatie van vergaderzalen en andere representatieve ruimtes.
• Je volgt algemene mailboxen en telefonische communicatie mee op en zorgt voor een correcte verwerking en opvolging.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan verschillende afdelingen en springt bij waar jouw organisatorische talent het meest nodig is.
• Je ondersteunt samen met collega's de praktische organisatie van zakenreizen en het wagenparkbeheer.
• Je helpt bij de voorbereiding en coördinatie van interne en externe bedrijfsevenementen.
• Je denkt actief mee over hoe de werking van het onthaal en de bijhorende administratieve processen efficiënter en klantgerichter kunnen worden georganiseerd.
• Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en weet ook tijdens drukke momenten de juiste prioriteiten te stellen.
• Je bent een aanspreekpunt voor collega's en bezoekers en draagt bij aan een professionele en positieve eerste indruk van de organisatie.
• Je hebt een opleiding in onthaal, administratie, office support of een vergelijkbare achtergrond door ervaring.
• Je bent communicatief sterk en weet zowel mondeling als schriftelijk professioneel te communiceren.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Frans en Engels.
• Je werkt vlot met het Microsoft Office-pakket, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• Je bent discreet en zorgvuldig en gaat op een professionele manier om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent servicegericht en haalt voldoening uit het helpen van anderen.
• Je bent flexibel ingesteld en kunt snel schakelen tussen verschillende opdrachten en verantwoordelijkheden.
• Ook wanneer het tempo hoog ligt, blijf je rustig, vriendelijk en toegankelijk.
• Je hebt een positieve uitstraling en weet met je enthousiasme en spontane aanpak bezoekers en collega's op hun gemak te stellen.