Teamassistent/ -in (m/w/d) (CIT2026-32)

Aufgaben

• Unterstützung der Lehrstuhlmitarbeiter in Personal- und Finanzangelegenheiten.
• Administrative Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen (inklusive Ansprechstelle für Anfragen von Studierenden).
• Planung und Buchung von nationalen und internationalen Reisen, Verwaltung der Dienstreiseabrechnungen.
• Organisation von Veranstaltungen (Meetings, Workshops und Tagungen).
• Unterstützung bei der Verwaltung der studentischen Abschlussarbeiten und Hilfskräfte.
• Abwicklung der administrativen Prozesse von Promotionsverfahren.
• Grant-Management und Verwaltung internationaler und nationaler Drittmittelprojekte (z. B. EU, DFG) sowie Budgetüberwachung.
• Empfang und Betreuung von wissenschaftlichem Personal und auswärtigen Gästen.
• Pflege von Inhalten des Web-Auftritts des Lehrstuhls.
• Terminkoordination und Kalenderverwaltung für den Lehrstuhlinhaber.
• Korrespondenz und Abstimmung mit den zentralen Einrichtungen der TUM und der School (z. B. Personal, Finanzen, Forschungsförderung, Recht).

Anforderungen

• abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs-/ Bürobereich und/ oder Erfahrungen in einer vergleichbaren Position,
• eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise, Organisationsgeschick, Flexibilität, Kommunikationsfähigkeit, freundliches und professionelles Auftreten, Teamgeist,
• gute bzw. verhandlungssichere Englischkenntnisse sowie gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift,
• gute Kenntnisse von MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint),
• Kenntnisse von CMS-Tools (Typo3) sind von Vorteil,
• Idealerweise Grundkenntnisse von SAP (Finanzbuchhaltung),
• Erfahrung im Grant-Management (z. B. EU, DFG) ist von Vorteil,
• Kenntnisse der Verwaltungsabläufe im öffentlichen Dienst (z. B. TV-L, Bayerisches Reisekostengesetz) sind von Vorteil