Front Office & Operations Admin
Job Description
- Front Office & Guest Relations
- Mengelola proses reservasi tamu harian, mingguan, dan bulanan, termasuk pembuatan invoice serta pembaruan data check-in dan check-out.
- Memproses dan memastikan pembayaran tamu telah diterima sebelum jadwal check-in sesuai ketentuan yang berlaku.
- Menghitung dan memproses tagihan bulanan tamu, penggunaan listrik, serta biaya perpanjangan masa tinggal (room extension).
- Melakukan follow-up kepada tamu terkait konfirmasi perpanjangan masa tinggal dan memberikan pengingat mengenai jadwal check-out.
- Melayani calon tamu yang datang dengan memberikan room tour serta menjelaskan fasilitas, layanan, dan ketentuan yang tersedia di properti.
- Room Quality Control & Housekeeping Coordination
- Melakukan pengecekan Quality Control (QC) kamar untuk memastikan kebersihan, kerapian, kelengkapan fasilitas, dan kondisi kamar sesuai standar sebelum digunakan tamu.
- Menyusun dan mengatur jadwal kerja harian maupun bulanan untuk tim housekeeping.
- Melakukan konfirmasi jadwal cleaning kepada tamu serta mengoordinasikan kebutuhan pembersihan kamar.
- Menyusun jadwal kerja bulanan untuk tim security guna mendukung kelancaran operasional properti.
- Linen & Inventory Management
- Melakukan pengecekan dan pendataan linen yang akan diserahkan kepada vendor laundry untuk memastikan jumlah dan jenis linen sesuai.
- Melakukan stock opname linen setiap minggu serta memastikan ketersediaan dan pencatatan stok tetap akurat.
- Memperbarui data stok kebutuhan operasional dan memastikan inventaris tercatat dengan baik.
- Reservation System & Financial Administration
- Memperbarui dan memastikan data reservasi tamu pada sistem Gusto selalu akurat dan terkini.
- Mencatat transaksi petty cash harian serta memastikan setiap pengeluaran memiliki pencatatan yang jelas.
- Menjaga kerapian dan akurasi administrasi pembayaran, invoice, stok operasional, serta dokumen pendukung lainnya.
Qualifications:
- Minimal pendidikan SMA/SMK atau sederajat. Latar belakang Hospitality, Tourism, Hotel Management, atau Administrasi menjadi nilai tambah.
- Pengalaman di bidang Front Office, hotel operations, guest relations, villa operations, serviced apartment, atau administrasi hospitality menjadi nilai tambah.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan pelayanan pelanggan yang baik serta mampu berinteraksi secara profesional dengan tamu.
- Teliti dalam mengelola reservasi, invoice, pembayaran, tagihan listrik, dan pencatatan transaksi.
- Mampu mengoperasikan komputer, Microsoft Excel/Google Sheets, dan sistem administrasi. Pengalaman menggunakan sistem Gusto atau sistem reservasi lainnya menjadi nilai tambah.
- Memiliki kemampuan organisasi dan koordinasi yang baik, terutama dalam mengatur jadwal housekeeping, security, cleaning, dan kebutuhan laundry.
- Mampu melakukan pencatatan inventaris dan stock opname secara teratur dan akurat.
- Terorganisir, proaktif, bertanggung jawab, memiliki inisiatif, dan mampu menangani beberapa pekerjaan sekaligus.
- Memiliki kemampuan problem-solving dan follow-up yang baik serta mampu bekerja secara mandiri maupun bersama tim.
- Bersedia bekerja secara on-site di Denpasar Barat, Bali.
Skills: Hotel Reception, Scheduling, Microsoft Office, Teamwork, Restaurant Reception, Customer Engagement, Customer Service, Conference Reception, Reception Consultation, Problem Solving