Backoffice Manager:in (m/w/d)

Einleitung

Wir suchen ab sofort eine/n Backoffice Manager:in (m/w/d) in Teilzeit (20 Stunden/Woche, vormittags). Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielen kleinen Themen den Überblick und hast Freude daran, dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert? Dann könnte diese Rolle sehr gut zu dir passen. Denn: Als Backoffice Manager:in sorgst du dafür, dass die administrativen und organisatorischen Abläufe bei comprisma sowie in der Geschäftsstelle eines von uns betreuten Wirtschaftsverbandes zuverlässig, strukturiert und ohne unnötige Reibungsverluste funktionieren. Du hältst dem Team und insbesondere dem CEO operative Kleinthemen vom Tisch, schaffst Ordnung und Verbindlichkeit im Office und stellst sicher, dass Mitglieder, Geschäftspartner:innen und interne Ansprechpartner:innen professionell betreut werden. Kurz gesagt: Du bist die Person, die dafür sorgt, dass Dinge nicht liegen bleiben, sondern zuverlässig erledigt werden.

Aufgaben

In deiner Rolle übernimmst du eigenständig Verantwortung für das operative Backoffice: Du sorgst dafür, dass die Verbandsgeschäftsstelle zuverlässig funktioniert. Mitglieder- und Verwaltungsdaten sind aktuell, administrative Vorgänge werden konsequent nachgehalten und Anfragen innerhalb eines Werktages beantwortet.

Du bereitest die Buchhaltung sauber vor. Belege werden vollständig und fristgerecht in der Buchhaltungssoftware erfasst und vorkontiert, sodass die weitere Bearbeitung möglichst ohne Rückfragen oder Nacharbeit erfolgen kann.

Du hältst das Office am Laufen. Du kümmerst dich um Verbrauchsmaterialien, Getränke, Lebensmittel und sonstige Bürobedarfe und stellst sicher, dass Gemeinschaftsbereiche und wiederkehrende organisatorische Abläufe funktionieren.

Du entlastest unseren Geschäftsführer spürbar. Telefonische und schriftliche Anfragen werden von dir aufgenommen, priorisiert und sinnvoll weitergeleitet. Themen, die du selbst lösen kannst, landen nicht unnötig beim Chef.

Du organisierst zuverlässig. Reisen, Hotels, Bestellungen und andere administrative Einzelvorgänge werden von dir rechtzeitig und kostenbewusst abgeschlossen. Bei Veranstaltungen des Verbandes unterstützt du bei Bedarf auch vor Ort.

Dabei arbeitest du nicht nur Aufgaben ab: Du erkennst selbst, was als Nächstes notwendig ist, hältst offene Themen nach und bringst sie zuverlässig zum Abschluss.

Profil

Du passt besonders gut zu uns, wenn du dich in folgenden Punkten wiederfindest: Du arbeitest sorgfältig. Bei Belegen, Mitgliederdaten, Buchungen und Dokumenten arbeitest du genau. Auch wenn mehrere kleine Themen gleichzeitig auf deinem Tisch liegen, geht nichts verloren.

Du organisierst dich selbstständig. Du kannst parallele Aufgaben priorisieren, nachhalten und abschließen, ohne für jeden nächsten Schritt eine Erinnerung oder Freigabe zu benötigen.

Du kommunizierst freundlich und verbindlich. Du kannst professionell mit Mitgliedern, Dienstleister:innen und Kolleg:innen kommunizieren – und bleibst auch dann konsequent dran, wenn Informationen oder Rückmeldungen fehlen.

Du löst Probleme pragmatisch. Wenn im Arbeitsalltag etwas nicht funktioniert, suchst du nach einer Lösung, statt das Problem einfach weiterzureichen.

Du übernimmst Verantwortung. Für dich ist ein Vorgang nicht erledigt, weil du eine Nachricht weitergeleitet hast. Er ist erledigt, wenn das gewünschte Ergebnis erreicht wurde (Wir lieben das Motto "Das Ziel ist das Ziel").

Du bringst kaufmännisches Verständnis mit. Du bist sicher im Umgang mit Belegen, Kontierungen, Kostenstellen und der Vorbereitung buchhalterischer Vorgänge.

Wenn du dann auch noch über eine entsprechende Ausbildung im Büromanagement, Bürokommunikation etc. und/oder belegbare, optimalerweise langjährige Berufserfahrung verfügst, haben wir fachlich auf jeden Fall schon mal ein Match!

Wir bieten

Damit du deine Rolle wirklich eigenständig ausfüllen kannst, bekommst du nicht nur Verantwortung, sondern auch den dafür notwendigen Handlungsspielraum. Du erhältst unter anderem: Echte Entscheidungskompetenz für kleinere Ausgaben und Bestellungen bis 250 € ohne vorherige Freigabe. Zugang zu allen relevanten Systemen und Informationen , unter anderem der Buchhaltungssoftware sowie den relevanten Verbands-, Telefon-, Mail-, Buchungs- und Verwaltungssystemen. Transparenz über bestehende Verträge, Lieferanten, Ansprechpartner:innen und Abläufe. Einen klar definierten Eskalationsweg , damit eindeutig ist, welche Themen du selbst entscheidest und wann der CEO eingebunden werden muss. Rückendeckung durch die Geschäftsführung , damit du organisatorische Regeln und Vereinbarungen auch verbindlich vertreten kannst. Möglichkeit, dein Backoffice nicht nur zu verwalten, sondern aktiv mitzugestalten. Allgemeine Arbeitsgrundsätze, Bedingungen und Benefits: Überstunden kommen vor, sind aber absolute Ausnahme und nicht etwa Programm: Eine Vollzeitstelle umfasst 36 Stunden pro Woche, Teilzeit sind 20 Stunden. Alles i.d.R. verteilt auf fünf Arbeitstage. Am Freitag ist entsprechend früher Schluss. Bei dauerhaft exzellenter Leistung und guter Selbstorganisation kann eine Vier-Tage-Woche möglich sein. Flexibilität, die zur Aufgabe passt: Flexible Arbeitszeiten oder gelegentliches Homeoffice möglich. Entwicklung, die sich auszahlt: Fachlich und persönlich wachsen, Verantwortung übernehmen und Aufgabenbereich aktiv mitgestalten. Lernen auf Agenturkosten: Weiterbildungsbudget für Fachbücher, Seminare, Kongresse oder Online-Kurse. Urlaub, der wirklich erholt: 30 Urlaubstage in einer klassischen Vollzeitstelle. Fit bleiben mit Wellpass: Zugang zu über 6.000 Sport- und Wellnessangeboten in ganz Deutschland, Kostenübernahme durch die Firma. Extras, die nicht nach Standard riechen: Team-Events, individuelle und leistungsorientierte Bonuszahlungen, bezahlte Weiterbildung, persönliche Wunschgetränke im Kühlschrank. Kollege auf vier Pfoten inklusive: Fritz, der Agenturbeagle und Petfluencer mit knapp 40.000 Followern, sorgt für gute Laune und regelmäßige Kaffeepausen mit Kuschelfaktor.

Weitere Informationen

So sieht Exzellenz in dieser Rolle für uns aus Wenn du diese Rolle exzellent erfüllst, bist du mit der Zeit deutlich mehr als die Person, die das Backoffice verwaltet. Du entwickelst dich zu der Person, die das administrative System hinter dem Unternehmen verbessert. Oder anders ausgedrückt: Du wirst zum Rückgrat der Agentur. Du baust Standards, Vorlagen, Routinen und Automatisierungen auf, durch die weniger Zeit für Administration verloren geht. Prozesse funktionieren dadurch auch bei Urlaub oder Vertretung zuverlässig. Du erkennst wiederkehrende Zeitfresser und organisatorische Probleme frühzeitig und beseitigst nicht nur das aktuelle Problem, sondern möglichst dessen Ursache. Du entwickelst die Verbandsgeschäftsstelle von einer reinen Verwaltungsfunktion zu einem professionellen Mitglieder-Service weiter und bringst eigenständig Ideen ein, die die Zusammenarbeit für Mitglieder verbessern. Gleichzeitig wirst du zu einer wichtigen operativen Schnittstelle für unseren Geschäftsführer: Du bereitest Themen so gut vor und löst so viel wie möglich eigenständig, dass bei ihm überwiegend echte Entscheidungsfragen landen. Und du findest aktiv Möglichkeiten, Zeit und laufende Kosten im Backoffice zu reduzieren, ohne dabei Servicequalität oder Arbeitsfähigkeit zu verschlechtern. Arbeitszeit: 20 h/Woche (halbtags) - Standort: München (Nähe Hbf.) - Homeoffice: im Notfall - Beschäftigungsform: Teilzeit - Start: ab sofort