Starszy referent / starsza referentka ds. obsługi sekretariatu wydziału w Biurze Wojewody

Zakres obowiązków: Osoba na tym stanowisku: -Rejestruje w systemie EZD wpływającą do wydziału (w formie elektronicznej lub papierowej) korespondencję i przekazuje pracownikom zgodnie z dekretacją dyrektora wydziału. Przyjmuje projekty pism i przekazuje do podpisu dyrektorowi wydziału, a po ich podpisaniu przekazuje na właściwe stanowiska pracy lub dokonuje ich wysyłki. -Wykonuje zadania z zakresu czasu pracy i dyscypliny pracy w wydziale, a także urlopów i absencji pracowników. Prowadzi, przy użyciu odpowiednich programów komputerowych ewidencję czasu pracy pracowników wydziału, rejestr pracy w godzinach nadliczbowych pracowników, rejestr wyjść służbowych i prywatnych w godzinach pracy pracowników. -Przyjmuje klientów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do dyrektora wydziału, udziela stosownych informacji lub kieruje klientów do odpowiednich komórek organizacyjnych wydziału lub Urzędu. Prowadzi kalendarz dyrektora wydziału i umawia spotkania z klientami lub współpracownikami. -Planuje, zamawia i zaopatruje pracowników wydziału w materiały biurowe oraz pieczątki, zamawia samochody do wyjazdów służbowych dyrektora i pracowników wydziału, przygotowuje polecenia wyjazdów oraz prowadzi rejestr delegacji służbowych pracowników, prowadzi inne rejestry lub zestawienia charakterystyczne dla danego wydziału. Przygotowuje okresowe informacje i sprawozdania w części dotyczącej wydziału z zakresu zatrudnienia, czasu pracy i nadgodzin. Sporządza, na podstawie ewidencji czasu pracy, wnioski o wypłatę dodatków za pracę w nadgodzinach, pracę w porze nocnej oraz wynagrodzenia urlopowego pracowników wydziału. Opracowuje roczny plan urlopów oraz wystawia karty urlopowe pracowników wydziału. -Redaguje pisma, notatki oraz informacje na potrzeby dyrektora wydziału. Obsługuje pocztę elektroniczną wydziału i urządzenia biurowe w sekretariacie wydziału. ruchomy czas pracy możliwość rozpoczęcia pracy pomiędzy godziną 6.00 a 9.00 Wymagania:

• wykształcenie: średnie ogólnokształcące - konieczne