Office & People Operations Assistant (m/w/d)

Du bist die Person, die den Bürobetrieb zusammenhält: erste Ansprechpartnerin bzw. erster Ansprechpartner fürMitarbeitende und Geschäftsführung – vor Ort und remote. Von Post und Terminen über Stammdaten, Bestellungenund Fuhrpark bis zu Messe- und Reiseorganisation läuft vieles über deinen Tisch. Klassisches Office Managementeben – mit viel Gestaltungsspielraum.

Deine Aufgabe

Office Management und Bürobetrieb

• Klassische Büroorganisation: Dokumente erstellen und pflegen, scannen, digital archivieren
• Bürobestellungen und Verbrauchsmaterial – vom Angebot bis zur Lieferkontrolle
• Versorgung im Office: Getränke, Obst und Snacks für das Team
• Organisation des Montagslunch und der Mitarbeitenden-Events

Post, Postfächer und Kommunikationskanäle

• Posteingang und Postausgang inklusive Verteilung und Nachverfolgung
• Pflege der zentralen Postfächer und Kommunikationskanäle sowie Zuweisung an die Fachbereiche

Assistenz und Terminkoordination

• Terminkoordination und Kalendermanagement für Geschäftsführung sowie People und Organizational Development
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterlagen und Protokollen
• Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte – im Büro und digital

People Operations und Recruiting-Support

• Koordination von Aus- und Weiterbildungen: Termine, Anmeldungen, Nachweise, Weiterbildungsübersicht
• Recruiting-Support: Terminierung und Begleitung von Bewerbungsgesprächen, Kommunikation mitBewerber:innen
• Organisation von Mitarbeitenden-Events und internen Formaten

Buchhalterischer Support

• Unterstützung der Buchhaltung: Belegvorbereitung, Pflege von Bankdaten/IBAN, Gutschriften
• Support bei der Reisekostenerstattung – von der Belegprüfung bis zur Weitergabe zur Auszahlung

Stammdaten und Dokumentenmanagement

• Stammdatenpflege und -aktualisierung in unseren Systemen
• Fristen- und Dokumentenverwaltung, strukturierte digitale Ablage

Externe Partner, Behörden und Verträge

• Kommunikation mit Behörden, Reinigungsfirma, Sicherheitsdienst und weiteren Dienstleistern – in Abstimmungmit den zuständigen Beauftragten und/oder Geschäftsführung/Prokura
• Mitwirkung bei der Verwaltung von Verträgen und Versicherungen inklusive Fristenüberwachung

Fuhrpark, Messen und Reisen

• Fuhrparkmanagement: Termine, Wartung, Tankkarten, Dokumente, Übergaben
• Messeorganisation: Hotelbuchungen, Fahrten, Reise- und Standlogistik für das Team

Dein Profil

Das brauchst du

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung – Quer- und Wiedereinsteiger:innen willkommen
• Organisationstalent: Du hältst viele Themen parallel sauber im Blick und arbeitest strukturiert und selbstständig
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und Freude an digitalen Tools
• Hands-on-Mentalität, Verbindlichkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Führerschein Klasse B – für Fuhrpark, Behördengänge und Besorgungen erforderlich
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift

Schön, wenn du das mitbringst

• Buchhalterische Grundkenntnisse (Belege, Gutschriften, Reisekosten)
• Technikaffinität und Erfahrung mit ERP-Systemen, Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV) und/oder Personaltools
• Erfahrung in Assistenz, Office Management oder Personaladministration
• Erfahrung in E-Commerce, Handel oder Logistik
• Grundkenntnisse in Englisch

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung per E-Mail an jobs@luminous.cards – gernemit Lebenslauf, kurzem Motivationsschreiben und frühestmöglichem Starttermin.

Bei Luminous Cards zählt der Mensch – unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität. Wir freuen uns überBewerbungen aus allen Altersgruppen und Lebensphasen.