Office manager
De Office Manager is verantwoordelijk voor de dagelijkse operationele werking van het advocatenkantoor en rapporteert rechtstreeks aan de Vennoot.
- Je coördineert de dagelijkse werking van het kantoor en stuurt het ondersteunend team aan.
- Je beheert agenda’s, vergaderingen, afspraken en de interne planning.
- Je houdt toezicht op onthaal, telefonie, correspondentie en de algemene kantooradministratie.
- Je volgt leveranciers, kantoorinfrastructuur en facilitaire diensten op.
- Je zorgt voor een professionele kantooromgeving en een representatieve uitstraling.
- Je bewaakt en verbetert de interne organisatie en werkprocessen.
- Je optimaliseert interne procedures, workflows en documentbeheer.
- Je start verbeterprojecten op en toetst de buy-in van betrokken stakeholders af.
- Je ondersteunt de administratieve en juridische opvolging van dossiers.
- Je ondersteunt bij dossieropvolging, documentvoorbereiding en archivering.
- Je coördineert deadlines, termijnen en administratieve verplichtingen.
- Je ondersteunt advocaten bij de praktische organisatie rond cliënten en dossiers.
- Je beheert juridische informatie en waakt over correcte naleving van procedures.
- Je beheert juridische correspondentie en vertrouwelijke documenten.
- Je beheert en onderhoudt de juridische databank, samen met advocaten voor de inhoudelijke input.
- Je waakt over de correcte naleving van interne procedures en compliancevereisten.
Dit heb je nodig voor de job
- Ervaring
- Ervaring van min. 10 jaar in office management, administratie of coördinatie.
- Ervaring in People Management.
- Ervaring binnen een advocaten- of accountantskantoor is een pluspunt.
- Competenties
- Sterk organisatorisch vermogen.
- Discretie en vertrouwelijkheid.
- Proactieve en oplossingsgerichte ingesteldheid.
- Nauwkeurigheid en stressbestendigheid.
- Goede communicatieve vaardigheden.
- Administratief sterk en gestructureerd.
- Sterk People manager.
De ideale collega is...
Iemand die een echte doe-mentaliteit heeft en met dezelfde betrokkenheid werkt alsof het jouw eigen onderneming is.
- Je denkt praktisch en neemt eigenaarschap op in je manier van werken.
- Je hebt oog voor hoe de werking van het kantoor efficiënter en beter georganiseerd kan worden.
- Je bent gericht op verbetering en draagt zo bij aan de verdere groei van het kantoor.