Office Assistant (REG09142)
Over het bedrijf
Als Office Assistant ben je samen met twee collega’s het vertrouwde gezicht van VWG in Wijchen. Jullie werken vanuit een eigen ruimte en alle telefoontjes komen bij jullie binnen. Je ontvangt cliënten en bezoekers, zorgt dat ze zich welkom voelen en weet al snel wie er bij je aan de balie staat.
Taken
Je werkt voor iedereen op kantoor, van de junior medewerker die een uittreksel van de Kamer van Koophandel nodig heeft tot de partner die een afspraak wil laten inplannen. Collega’s beheren hun eigen Outlook-agenda; jij plant afspraken en vergaderingen in op verzoek en houdt in de gaten wie er aanwezig is, wie er op bezoek komt en dat vergaderruimtes niet dubbel geboekt worden.
Een groot deel van je werk zit in de laatste fase van documenten zoals jaarrekeningen. De accountant of fiscalist levert het stuk aan, jij controleert of alles compleet is, maakt het klaar voor ondertekening via het digitale ondertekensysteem ValidSign en zorgt dat het bij de cliënt terechtkomt. Daarvoor zijn werkinstructies, maar je werkt vooral veel met verschillende softwarepakketten, dus je moet je die snel eigen kunnen maken.
Loop je tegen iets aan dat niet goed werkt of slimmer kan? Dan meld je dat bij de IT-afdeling en denk je mee over verbeteringen. Je werkt met Microsoft 365 en Copilot, en je krijgt de ruimte om te experimenteren met AI om je eigen werk en dat van je collega’s makkelijker te maken. Notuleren hoort niet bij deze functie.
Vereisten
Je hebt een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-niveau 4.
Je hebt al wat werkervaring opgedaan, bij voorkeur in een zakelijke omgeving.
Gastvrijheid zit in je. Je merkt wat iemand nodig heeft en maakt makkelijk contact.
Je bent een open en vlotte persoonlijkheid die initiatief neemt.
Je werkt graag met Microsoft 365 en Copilot en je bent nieuwsgierig naar wat AI voor je werk kan doen.
Je maakt je nieuwe software snel eigen.
Je schakelt makkelijk tussen verschillende taken zonder het overzicht te verliezen.
Je beheerst de Nederla