Onthaalmedewerker 23,75u/week

Taken

Overzicht van de kerntaken: Kernverantwoordelijkheden

1. Dagelijkse Office & Facilitaire Zaken

• Vergaderzalenbeheer: Controleren van de netheid, en het aanvullen van water, suiker, glazen, kopjes en ander benodigdheden.
• Koffievoorziening: Bijvullen van koffiecapsules en de waterreservoirs van de koffiemachines in zowel de zalen als de keukens.
• Keukenbeheer: Vullen van fruitmanden en het opstarten van de afwasmachine (rond 11:00 uur of eerder indien vol).
• Netheid & Orde (Sluiting): Een opruimronde doen, de afwasmachine opzetten en de 'Clean Desk' policy bewaken (alles opgeborgen in kasten) voordat de schoonmaakploeg arriveert.

2. Onthaal & Communicatie

• Fysiek Onthaal: Bezoekers ontvangen (die zich eerst beneden melden voor een badge), hen via de parlofoon toegang verlenen en hen vriendelijk verder helpen.
• Telefonie: Beantwoorden en doorsturen van inkomende telefoons

3. Post & Koeriersdiensten

• Inkomende Post: De post ophalen bij de bewaking (komt tussen 8:30u en 9:30u)
• Pakketten binnen het uur na levering beneden ophalen en de medewerker per mail informeren over de ophaling aan de receptie.
• Uitgaande Post: De post frankeren.
• Normale post meenemen en in de rode BPOST-brievenbus steken (tussen 15:00u en 16:00u).
• Aangetekende zendingen persoonlijk afgeven op het postkantoor om een afgiftebewijs te verkrijgen (tussen 15:00u en 16:00u).
• Administratie: Excellijst 'Appels ventes' aanvullen en sluiten.

4. Catering & Bestellingen

• Catering: De zaal voorbereiden met de nodige borden, bestek en servetten voor de lunches
• Bestellingen: De Excelfile 'Leveranciers' raadplegen voor logingegevens en up-to-date informatie.

5. Technisch Beheer & Logistiek

• Technische Problemen: Contact opnemen met HR. Na goedkeuring van HR de technieker contacteren voor onderhoud of herstelling.
• Coördinatie: De technieker ontvangen op de dag van afspraak en begeleiden bij de uit te voeren werkzaamheden.
• Diverse: Het beheer van items zoals defecte lift, badges en lockers opvolgen.

Vereisten

Heb je een aangename telefoonstem en een verzorgd voorkomen?

Kan je vlot overweg met de computer ? Ben je tweetalig (Nederlands, Frans) en kan je je goed behelpen in het Engels?