Asistente Administrativa, Contable y de Dirección

Tareas

A. Administración general

• Administrar, organizar y mantener actualizados los expedientes físicos y digitales.
• Elaborar cartas, informes, presentaciones, reportes y documentos administrativos.
• Dar seguimiento a trámites, contratos, servicios, compras y proveedores.
• Controlar gastos operativos, caja chica y comprobación de gastos.
• Coordinar actividades internas y dar seguimiento a pendientes de las distintas áreas.
• Mantener actualizados los controles y bases de datos de la empresa.

B. Apoyo contable y financiero

• Elaborar y dar seguimiento a facturas, complementos de pago y documentación fiscal.
• Registrar y controlar ingresos, egresos y gastos.
• Gestionar cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Programar pagos a proveedores y dar seguimiento a vencimientos.
• Realizar conciliaciones bancarias y controles auxiliares, según los procedimientos de la empresa.
• Integrar documentación para el cierre mensual y la preparación de información contable.
• Coordinarse con el contador interno o externo para la entrega de información fiscal y contable.
• Elaborar reportes de flujo de efectivo, gastos y saldos pendientes.

C. Asistencia directa a dirección

• Administrar la agenda ejecutiva y coordinar reuniones, citas y compromisos.
• Preparar información, reportes y presentaciones para la toma de decisiones.
• Dar seguimiento a instrucciones, acuerdos y proyectos asignados por la dirección.
• Gestionar llamadas, correos, correspondencia y comunicaciones ejecutivas.
• Coordinar viajes, reservaciones, viáticos y logística cuando se requiera.
• Manejar información sensible con absoluta discreción y confidencialidad.
• Anticipar necesidades, identificar prioridades y comunicar oportunamente asuntos relevantes.

D. Seguimiento y control

• Elaborar reportes periódicos sobre actividades administrativas y financieras.
• Mantener controles de fechas límite, pagos, contratos y compromisos.
• Detectar inconsistencias documentales y dar seguimiento a su corrección.
• Proponer mejoras en los procesos administrativos y de control interno.

Requisitos

• Educación mínima: Educación media superior -Bachillerato General
• 2 años de experiencia
• Edad: entre 21 y 30 años
• Conocimientos: Base de datos, Compras, Informes, Microsoft excel, Presentacion, Proveedores, Reporte, Seguimiento, Atención al cliente

Otros

Palabras clave ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, contador, pagador, contralor, accountant, facturista, tesorero, contable