Assistant(e) administratif(ve) / ADV / back-office e-commerce - Domaine du distribution - FREELANCE - 20H/semaine - Télétravail
OPTIMADMIN propose des services d'assistance administrative et comptable aux entreprises.
Description du poste
Une entreprise de distribution spécialisée dans la vente des articles de papeterie, des fournitures de bureau et matériel d'écriture recherche une personne pour assurer de manière autonome, rigoureuse et fluide la gestion administrative, le suivi client/fournisseur et la mise à jour des outils opérationnels, dans un environnement nécessitant polyvalence, réactivité et capacité à résoudre les problèmes sans supervision constante.
Missions principales
- Gestion back-office clients
Suivi des demandes clients
Gestion des litiges réception
Réponse aux demandes administratives
Envoi des factures, avoirs et documents demandés
Suivi de la relation client sur les sujets administratifs
- Gestion back-office fournisseurs
Suivi administratif des commandes fournisseurs
Préparation et mise à jour des fichiers de réception
Contrôle des réceptions
Rapprochement entre commandes, réceptions et factures fournisseurs
Transmission des éléments à l'expert-comptable
- Gestion des logiciels métiers
Mise à jour des données dans les logiciels internes
Utilisation quotidienne de Shippingbo et d'un second logiciel métier
Import / export / synchronisation de fichiers CSV / Excel
Contrôle de la fiabilité des données
Résolution de premiers niveaux de blocages techniques
- Suivi administratif et facturation
émission des factures et avoirs
Vérification de la conformité avant émission
Signalement des factures "bon à payer"
Préparation des informations nécessaires au dirigeant pour règlement
- Support opérationnel transverse
Traitement de tâches administratives variées
Priorisation des urgences
Gestion de plusieurs sujets en parallèle
Alerte rapide en cas de blocage, avec proposition de solution
Profil recherché
Compétences techniques requises
Très bonne maîtrise de Windows / PC
Bonne maîtrise d' Excel
Bonne maîtrise d'Excel et des fichiers CSV , imports/exports, encodage, retraitement simple
à l'aise avec les logiciels de gestion / ERP / outils logistiques / back-office
Une expérience sur Shippingbo , logiciel logistique, marketplace, e-commerce ou ADV
Maitrise de SELLSY et SHIPPINGBO
Bonne maîtrise de la gestion administrative client et fournisseur
Connaissances solides en facturation, avoirs, rapprochements simples
Aisance avec les outils numériques et la résolution de petits blocages techniques
Minimum 5 ans d'expérience en assistanat administratif / ADV / back-office
Idéalement expérience dans : e-commerce
logistique
marketplace
gestion fournisseurs / commandes / stocks
Capable de corriger/rectifier des fichiers avec énormément de lignes
Compétences comportementales
Débrouillardise
Autonomie
Capacité d'adaptation
Esprit pratique
Rigueur
Réactivité
Fiabilité
Sens du service client
Prise d'initiative
Aisance dans un environnement qui bouge
Environnement de travail souhaité
Disponibilité quotidienne
Présence régulière sur une plage définie
Souplesse possible selon les urgences
Travail sur PC Windows obligatoire
Connexion internet stable
Capacité à être joignable et réactive
️ Important – Candidature
Les candidatures se font uniquement en ligne.
Merci de ne pas contacter le service commercial.
Sans réponse de notre part sous 7 jours, cela signifie que votre candidature n'a pas été retenue pour l'une des raisons suivantes : Taux horaire trop élevé Compétences / expériences insuffisantes Poste déjà pourvu