Office & Event Assistant

Ben jij administratief sterk, georganiseerd en krijg je energie van een functie waarin office managementen eventondersteuningsamenkomen? Als Office & Event Assistant ondersteun je een gespecialiseerd team bij de dagelijkse kantoorwerking én bij de praktische organisatievan nationaleen internationale*events. Je komt terecht in een professioneleen inhoudelijksterke omgeving in de regio Lier**.

Spreekt dit jou aan? Lees dan snel verder!

De functie inhoud Wat je gaat doen als Office & Event Assistant:

• Ondersteunenvan de dagelijkse kantoorwerkingen algemene administratievetaken.
• Opvolgen van kantoorbenodigdhedenen contacten met algemene leveranciers.
• Organiserenen praktisch voorbereiden van interne teammeetings.
• Ondersteunen bij het klasserenen beherenvan informatie binnen interne systemen.
• Logistiekeen administratieve*ondersteuning**bieden bij nationale en internationale events.
• Vluchten boeken en geschikte locaties zoeken voor bijeenkomsten en congressen.
• Registraties van deelnemers opvolgen en beheren via het registratieplatform.
• Ondersteunen aan de registratiedesk tijdens events.
• Eventcommunicatie via e-mail mee voorbereiden en opvolgen.
• Drukwerk, materialen en verzendingen coördineren.
• Contact- en leveranciersgegevens correct registrerenen actualiseren.
• Verkoopfacturen en onkostennota's verwerken als back-up.
• Verschillende administratieve en logistieke taken tegelijk organiseren en prioriteiten bewaken.
• Kritisch*meedenken**over efficiëntere werkmethodes en verbeteringen in de dagelijkse werking.
• Af en toe reizen binnen België of naar het buitenlandin functie van events.

Onze klant Je komt terecht bij een gespecialiseerde organisatiebinnen medische communicatie en educatie in de regio Lier. Het team ondersteunt klanten uit onder andere de farmaceutische, biotech- en medische technologiesector met inhoudelijke communicatie- en opleidingsprojecten. Je werkt in een professioneleomgeving waar kwaliteit, nauwkeurigheid en samenwerkingcentraal staan en waar je zowel de interne werkingals externe eventsmee ondersteunt. Wie jij bent als Office & Event Assistant:

• In het bezit van een professionele bachelor, bijvoorbeeld binnen Eventmanagement, Office Management, Secretariaat, Communicatie of een gelijkaardige richting.
• Perfecte kennis van het Nederlands.
• Zeer goede kennis van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Nauwkeurigen kwaliteitsgerichtmet veel aandacht voor detail.
• Hands-oningesteld met een positieve en praktische aanpak.
• Discreeten professioneelin het omgaan met informatie.
• Flexibelen een echte teamspeler.
• Tegelijk in staat om zelfstandigtaken op te nemen en af te werken.
• Sterk in het stellen van prioriteiten wanneer verschillende opdrachten tegelijk lopen.
• Goede kennis van Windowsen Microsoft Office.
• Kritischingesteld en niet bang om nieuwe ideeën of oplossingen voor te stellen.
• Bereid om af en toe*buitende vaste*werkurenof op verplaatsingondersteuning te bieden wanneer events dit vereisen.