Office Managerin (m/w/d)

Sie behalten offene Vorgänge im Blick, verstehen kaufmännische Zusammenhänge und arbeiten Aufgaben selbstständig bis zum Abschluss ab? Dann suchen wir Sie als erfahrene Verstärkung für unser Büro. Wir sind ein Hamburger Sicherheitsunternehmen und suchen eine kaufmännische Persönlichkeit, die unsere Verwaltung zuverlässig organisiert und die Geschäftsführung im Tagesgeschäft entlastet. Ihre Aufgaben Büroabläufe eigenständig organisieren, Prioritäten setzen und Fristen überwachen. Eingehende Rechnungen, Gutschriften und Belastungsnoten prüfen. Abgerechnete Stunden, Preise und Leistungen mit Vereinbarungen und Nachweisen abgleichen. Belege der richtigen Gesellschaft zuordnen und die vorbereitende Buchhaltung bearbeiten. Stunden- und Leistungsnachweise kontrollieren und Abweichungen nachvollziehbar zur Klärung vorbereiten. Bei der Vorbereitung unserer Kundenrechnungen unterstützen. Personal-, Kunden- und Vertragsunterlagen verwalten sowie Unterlagen für die Lohnabrechnung zusammenstellen. Urlaub nach Vorgabe eintragen und Übersichten aktuell halten. Fehlende Unterlagen bei Geschäftspartnern nachfordern und offene Vorgänge konsequent verfolgen. Ihr Profil Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit fundierter Berufserfahrung. Praktische Erfahrung in der kaufmännischen Verwaltung eines Sicherheitsdienstes oder Gebäudereinigungsunternehmens ist zwingend erforderlich. Sichere Kenntnisse in Rechnungsprüfung und vorbereitender Buchhaltung. Erfahrung mit DATEV Unternehmen online oder vergleichbaren Programmen möglichst vorhanden. Sicherer Umgang mit Outlook, Word, Excel und digitalen Ablagen. Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift. Eigenständige, genaue und verbindliche Arbeitsweise. Ihre Verantwortung Sie erkennen Aufgaben selbst und wissen, wann eine Entscheidung der Geschäftsführung erforderlich ist. Unsere Rechnungserstellung, Einsatzplanung und direkte Mitarbeiterkommunikation bleiben bei den zuständigen Kollegen. Ihr Schwerpunkt liegt auf Organisation, Prüfung und Vorbereitung. Arbeitszeit und Bewerbung Vollzeit oder 30 Wochenstunden in Teilzeit . Eine spätere Erweiterung auf Vollzeit ist möglich . Bewerben Sie sich direkt über Indeed mit Lebenslauf, Eintrittstermin und gewünschter Arbeitszeit. Nennen Sie bitte Ihre Branchenerfahrung, selbstständig verantworteten Aufgaben und verwendeten Programme. Gehalt: 3.000,00€ - 3.800,00€ pro Monat Leistungen: Firmenevents Firmenhandy Flexible Arbeitszeiten Kostenlose Getränke Kostenloser Parkplatz Arbeitsort: Vor Ort