Leitung Backoffice & Geschäftsführungsassistenz (m/w/d)

Einleitung

Wir bei Kellerdigital helfen Handwerksbetrieben dabei, die passenden Mitarbeiter zu finden und nachhaltig zu wachsen. Mit unserer Arbeit unterstützen wir Unternehmen aus dem Handwerk dabei, offene Stellen zu besetzen, ihre Zukunft zu sichern und weiter erfolgreich zu wachsen.

Damit wir uns auf unsere Kunden konzentrieren können, suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die unser Backoffice verantwortet und der Geschäftsführung im Tagesgeschäft den Rücken freihält.

Dabei erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben, viel Eigenverantwortung und ein Team, das Wert auf einen freundlichen, respektvollen Umgang miteinander legt.

Ihre Aufgaben

Organisieren. Entlasten. Mitgestalten.

Du liebst es, Ordnung in komplexe Abläufe zu bringen, den Überblick zu behalten und dafür zu sorgen, dass Dinge einfach funktionieren?

Jobbeschreibung

Organisieren. Entlasten. Mitgestalten.

Du liebst es, Ordnung in komplexe Abläufe zu bringen, den Überblick zu behalten und dafür zu sorgen, dass Dinge einfach funktionieren?

Dann könnte diese Position genau die richtige für dich sein.

Deine Aufgaben:

Geschäftsführungsassistenz

Erste Ansprechpartnerin für eingehende Telefonate

Freundlicher und professioneller Empfang von Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern

Vorqualifizierung von Anfragen und Terminvereinbarung

Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung

Organisation geschäftlicher und persönlicher Termine

Kommunikation mit Dienstleistern, Versicherungen und externen Ansprechpartnern

Erstellung von Protokollen, Zusammenfassungen und Aufgabenlisten aus Meetings

Nutzung moderner KI-Tools zur Dokumentation und Organisation

Backoffice & kaufmännische Verwaltung

Erstellung von Angeboten und Auftragsbestätigungen

Erstellung und Versand von Rechnungen

Durchführung von SEPA-Lastschriften

Überwachung von Zahlungseingängen

Mahnwesen und Nachverfolgung offener Forderungen

Pflege von Kundendaten und Vertragsunterlagen

Vorbereitung der Buchhaltung für das Steuerbüro

Verwaltung und Ablage von Belegen

Kommunikation mit Steuerberater und Lohnbuchhaltung

Erfassung und Weiterleitung lohnrelevanter Besonderheiten

Team & Organisation

Organisation von Teamevents und gemeinsamen Aktivitäten

Bestellung von Getränken, Büromaterialien und Verbrauchsmaterial

Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter

Ansprechpartnerin für organisatorische Themen im Team

Mitwirkung bei der Optimierung interner Prozesse und Abläufe

Verantwortung und Vertrauen

Stellenanforderungen

Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Backoffice, Office Management oder kaufmännische Verwaltung

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Strukturierte, gewissenhafte und eigenständige Arbeitsweise

Sicheres und freundliches Auftreten am Telefon

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Gute Kenntnisse in Microsoft Office und digitalen Tools

Hohe Zuverlässigkeit sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein

Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Das zeichnet dich persönlich aus

Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.

Du arbeitest gerne strukturiert und ordentlich.

Du denkst mit und erkennst, was erledigt werden muss.

Du hast Freude daran, andere Menschen zu unterstützen.

Du bist freundlich, hilfsbereit und lösungsorientiert.

Du möchtest nicht nur verwalten, sondern aktiv zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Deine Vorteile bei uns:

Ein Arbeitsplatz mitten in Frankfurt

Unser modernes Büro befindet sich zentral in der Frankfurter Innenstadt und bietet ein professionelles Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und direktem Austausch im Team.

Du übernimmst eine zentrale Rolle im Unternehmen und arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen. Deine Arbeit hat direkten Einfluss darauf, dass unser Unternehmen reibungslos funktioniert.

Flexible Arbeitsmöglichkeiten

Nach erfolgreicher Einarbeitung und bestandener Probezeit besteht die Möglichkeit, regelmäßig einen Homeoffice-Tag pro Woche zu nutzen.

Gesundheits- und Vorsorgeleistungen

Kostenlose Mitgliedschaft im Fitnessstudio (7/11)

Betriebliche Krankenversicherung mit bis zu 900 € Gesundheitsbudget pro Jahr

Betriebliche Altersvorsorge mit überdurchschnittlichem Arbeitgeberzuschuss

Team & Unternehmenskultur

Regelmäßige Team-Events und gemeinsame Aktivitäten

Wertschätzendes und kollegiales Miteinander

Offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege

Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten

Sinnvolle Arbeit

Mit unserer Arbeit helfen wir Handwerksbetrieben dabei, dringend benötigte Fachkräfte zu gewinnen. Dadurch leisten wir jeden Tag einen konkreten Beitrag dazu, dass wichtige Projekte umgesetzt werden können und das Handwerk weiter wächst.