Assistent(e) Griffie (m/v/x)

WAT HOUDT DE JOB IN?

Als assistent(e) griffie ben je verantwoordelijk voor de dossiers van de patiënten en het juridisch archief. Je rapporteert aan het hoofd griffie, behandelrapportage & sociale dienst. Je verzorgt verschillende administratieve taken op de griffie, zoals het in- en uitschrijven van patiënten, verwerken van de inkomende documenten, up-to-date houden van de dossiers van patiënten en je zorgt ervoor dat de betrokken actoren tijdig over de juiste informatie beschikken.

Je bent het eerste aanspeekpunt voor interne en externe vragen en draagt bovendien zorg voor de registratie en archivering van correspondentie van de Kamer voor de Bescherming van de Maatschappij (KBM) en andere actoren, alsook voor de interne verspreiding hiervan. Je bent verantwoordelijk voor het aanmaken en up-to-date houden van het (elektronisch) patiëntendossier en registreert de in-, door- en uitstroom van patiënten, alsook de uitgaansmodaliteiten.

Je biedt administratieve ondersteuning aan de dienst en stelt onder andere standaard- en gepersonaliseerde brieven op, bijvoorbeeld in het kader van uitgaansmodaliteiten. Je houdt verschillende deadlines in het oog en zorgt ervoor dat deze gehaald worden. Je bent hierover steeds nauw in contact met de betrokken actoren. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de interne planning en voorbereiding van KBM-zittingen. Verder verricht je tal van acurate registraties en genereer je cijfergegevens.

WIE BEN JIJ?

Werken bij FPC Gent is dynamisch! Het werk is afwisselend en je hebt veel contact met collega's in verschillende disciplines. Het is belangrijk dat je proactief en planmatig werkt, maar ook flexibel kan handelen wanneer de situatie daar om vraagt. Wil je als onderdeel van een hecht team deze uitdaging aangaan? Lees dan even verder wat we graag willen dat je meebrengt naar FPC Gent.

Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma in de rechtspraktijk. Je beheerst zeer goed de Nederlandse taal (gesproken & geschreven). Je hebt affiniteit met een administratieve functie, waardoor je punctueel bent en het belangrijk vindt dat registraties correct en tijdig gebeuren. Je handelt integer, bent discreet en respecteert strikt de vertrouwelijkheid. Je bent flexibel zowel naar taakinhoud als het stellen van prioriteiten, analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch. Tenslotte kan je goed overweg met MS office (Word, Excel, Outlook).