Operationeel en administratief verantwoordelijke

Over het bedrijf

Dégage is een organisatie van leden die auto’s en fietsen met elkaar delen. Onze vzw telt 580 auto’s en 8.000 leden en blijft groeien. De werking steunt op een honderdtal vrijwilligers en een team van vijf deeltijdse collega’s.

Taken

Om onze werking verder te versterken, zoeken we een nieuwe collega: een operationeel en administratief verantwoordelijke.

Je staat in voor de administratieve, operationele en financiële opvolging van eigenaars en leden en zorgt mee voor een vlotte dagelijkse werking. Je beheert je dossiers van A tot Z, bewaart het overzicht en denkt mee na over hoe het beter en efficiënter kan. Afhankelijk van je ervaring en competenties krijg je ook ruimte om mee te bouwen aan onze procesoptimalisatie en digitale vernieuwing.

Jouw kerntaken

• administratieve ondersteuning van eigenaars: van onboarding tot uitstap, incl. opvolging en monitoring (administratief, communicatief, financieel)
• Je verzorgt de kwartaaladministratie van ons deelsysteem zodat er correcte afrekeningen naar eigenaars en ontleners kunnen worden uitgestuurd. Je controleert autokosten en tankbonnen, ondersteunt vrijwilligers en eigenaars en zorgt voor een correcte verwerking in ons reservatiesysteem.
• Je ondersteunt de financiële administratie en zorgt voor een vlotte opvolging van onze facturatie. Je staat onder meer in voor het opmaken en verwerken van facturen, het opvolgen van betalingen en openstaande vorderingen en het bijhouden van financiële overzichten.
• Je neemt de verantwoordelijkheid op voor administratieve kernprocessen van A tot Z en behoudt steeds het overzicht.
• Je werkt samen met collega’s aan het optimaliseren en verder ontwikkelen van deze processen.

De kern van de functie ligt in de operationele werking. Tegelijk willen we de komende jaren onze operationele processen optimaliseren en een nieuw IT-systeem ontwikkelen. Afhankelijk van jouw ervaring en competenties kan je ook bijdragen aan deze ontwikkelingen* en tijdelijk andere accenten leggen in je takenpakket. Deze optimalisaties zullen op termijn ook impact hebben op de administratie. We zoeken daarom iemand die ondernemend is, flexibel meedenkt en graag de handen uit de mouwen steekt.

Vereisten

Werk je graag in een klein team? Hou je van administratie, neem je gemakkelijk initiatief en zie je snel waar zaken beter of efficiënter kunnen? Steek je graag de handen uit de mouwen en schakel je vlot wanneer de situatie daarom vraagt? Dan ben jij misschien onze nieuwe collega!

Wie jij bent

• Je houdt van cijfers en administratie. Je werkt nauwkeurig en volgt dossiers en gegevens zorgvuldig op.
• Je bent gestructureerd en neemt verantwoordelijkheid. Je behoudt het overzicht en plant zelfstandig je werk en deadlines.
• Je bent oplossingsgericht en ondernemend. Je neemt initiatief, denkt proactief mee, ziet verbeterkansen en durft beslissingen nemen, ook als niet alles vastligt.
• Je bent communicatief sterk en werkt graag met leden en vrijwilligers. Je ondersteunt en motiveert mensen op een warme en respectvolle manier en communiceert vlot, vriendelijk en kordaat.
• Je bent een teamspeler. Je helpt mee de dagelijkse continuïteit van onze dienstverlening te verzekeren. Je bent beschikbaar tijdens de kantooruren, met af en toe avondwerk (max. één keer per week) en weekendwerk rond de kwartaalwissels.
• Je bent digitaal vaardig. Je vindt vlot je weg in nieuwe tools en werkt gemakkelijk met Google Workspace.
• Je herkent je in de waarden van Dégage: duurzaamheid, sociaal engagement, innovatie en zelfredzaamheid.

In het kader van onze proces- en IT-optimalisatie zijn volgende competenties extra meegenomen:

• Je hebt ervaring met het analyseren en verbeteren van operationele processen
• Je kan noden van gebruikers vertalen naar concrete verbeteringen
• Je kan projecten mee opvolgen van idee tot uitvoering
• Je kan datagegevens onderzoeken en interpreteren en inzichten vertalen naar concrete verbeteringen in onze werking

Overig

Een veelzijdige functie met ruimte voor procesoptimalisatie en digitale vernieuwing