Sales & Marketing Officer

Over het bedrijf

Bij Certis Belchim geloven we dat sterke teams worden opgebouwd door mensen die betrouwbaar zijn, goed samenwerken en verantwoordelijkheid durven nemen. We zijn op zoek naar iemand die graag anderen ondersteunt en trots is op het leveren van nauwkeurig en goed georganiseerd werk.

Taken

Over jouw functie Als Sales & Marketing Officer bied je allround administratieve en organisatorische ondersteuning aan ons Belgische Sales & Marketing Team. Je speelt een belangrijke rol in het goed organiseren en actueel houden van processen, budgetten, databases en praktische activiteiten.

Dit is een veelzijdige functie waarin nauwkeurigheid en structuur essentieel zijn. Het ene moment controleer je een factuur aan de hand van een bestelbon of werk je een budgetoverzicht bij. Het volgende moment kijk je zorgvuldig een productlabel na of help je bij de organisatie van een evenement.

• Aanmaken van PO-nummers en ondersteunen van de administratieve verwerking van bestellingen.
• Controleren en goedkeuren van binnenkomende facturen door deze af te stemmen op de overeenkomstige purchase order.
• Bijhouden van een duidelijk overzicht van purchase orders, vastgelegde uitgaven, openstaande bedragen en beschikbare budgetten.
• Productlabels zorgvuldig nakijken en ondersteunen bij de correcte opmaak en voorbereiding ervan.
• Beheren van algemene mailboxen en binnenkomende vragen beantwoorden of doorsturen naar de juiste collega.
• CRM-gegevens accuraat, volledig en up-to-date houden.
• Administratieve en praktische ondersteuning bieden voor commerciële activiteiten, waaronder regelmatige verkooprapportages en de voorbereiding, afdruk en verspreiding van commerciële mailings en prijslijsten.
• Promotiemateriaal, gadgets en andere marketingmaterialen bestellen.
• Logistieke en organisatorische ondersteuning bieden bij beurzen, vergaderingen en evenementen.
• Ondersteunen bij de organisatie van onze Trial Field Days door uitnodigingen en inschrijvingen te coördineren en een nauwkeurig overzicht van het aantal deelnemers bij te houden.
• Lidmaatschappen en abonnementen opvolgen en contactgegevens actueel houden.
• Flexibele en veelzijdige administratieve ondersteuning bieden waar nodig binnen het bredere team.

Vereisten

• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en met oog voor detail, vooral bij het verwerken van facturen, budgetten en productlabels. Je kunt zelfstandig je werkzaamheden organiseren en prioriteiten stellen op basis van urgentie en belang. Tegelijkertijd communiceer je open en kaart je mogelijke problemen tijdig aan.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en wacht niet tot elke taak aan je wordt toegewezen. Je ziet wat er moet gebeuren en bent bereid zowel terugkerende administratieve processen als praktische, ad-hocverzoeken op te pakken.
• Je beschikt over een bachelordiploma of hebt een gelijkwaardig niveau bereikt door relevante werkervaring.
• Ervaring in een administratieve of ondersteunende functie is een pluspunt, maar jouw nauwkeurigheid, houding en organisatorische vaardigheden zijn belangrijker dan een specifieke opleidingsachtergrond.
• Je werkt op een gestructureerde en nauwkeurige manier en hebt een sterk oog voor detail.
• Je bent in staat om je eigen werk te plannen, prioriteiten te stellen en je aan te passen wanneer omstandigheden veranderen.
• Je bent proactief en ziet wat er moet gebeuren zonder steeds op gedetailleerde instructies te wachten.
• Je voelt je comfortabel bij het contacteren van externe partners, het opvragen van informatie en het controleren van offertes of praktische afspraken.
• Je hebt een goede kennis van zowel het Nederlands als het Frans.
• Je werkt vlot met de gangbare Microsoft Office-toepassingen en bent bereid om andere systemen binnen de organisatie aan te leren.
• Je houdt van afwisseling en bent bereid om praktische ondersteuning te bieden bij uiteenlopende activiteiten en aan verschillende teams.