Administratief bediende

Taken

Voor de ondersteuning van de afdeling Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM) zijn we op zoek naar een Administratief Bediende met een sterke organisatorische aanpak. In deze veelzijdige functie ondersteun je de dagelijkse werking van de afdeling en zorg je ervoor dat administratieve processen correct, tijdig en efficiënt verlopen.

Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd en bent een belangrijk aanspreekpunt voor de administratieve opvolging van opleidingen, medische onderzoeken en veiligheidsgerelateerde dossiers.

Jouw verantwoordelijkheden

• Verlenen van algemene administratieve ondersteuning aan de VGM-afdeling.
• Controleren, beheren en actualiseren van gegevens in diverse digitale systemen.
• Opstellen, verwerken en archiveren van documenten, attesten en rapporten.
• Organiseren, plannen en administratief opvolgen van interne en externe opleidingen.
• Beheren en up-to-date houden van opleidingsgegevens en verplichte certificeringen.
• Inplannen en opvolgen van afspraken bij externe medische diensten.
• Verwerken van medische onderzoeken, attesten en andere relevante documentatie.
• Waken over een correcte en tijdige dossieropvolging.
• Je beschikt over een diploma secundair onderwijs of een bacheloropleiding in een administratieve richting.
• Je hebt een eerste ervaring binnen een administratieve functie.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.
• Je bent organisatorisch sterk en weet prioriteiten efficiënt te beheren.
• Je communiceert vlot en professioneel.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans. Kennis van Engels en/of Duits is een extra troef.
• Je bent vertrouwd met MS Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook) en digitale documentbeheersystemen.
• Affiniteit met veiligheid, preventie, kwaliteit of opleidingsbeheer is mooi meegenomen.