MANAGEMENTASSISTENT(E) Bouw & projectontwikkeling

Taken

Als managementassistent(e) ondersteun je rechtstreeks de zaakvoerders bij de dagelijkse administratieve en organisatorische opvolging van onze bouw- en vastgoedprojecten. Je bent een belangrijke schakel tussen de zaakvoerders, aannemers, leveranciers, keuringsinstanties en andere betrokken partijen.

Je zorgt ervoor dat de administratie vlot verloopt, deadlines worden opgevolgd en alle nodige documenten correct en overzichtelijk beschikbaar zijn.

Jouw takenpakket omvat onder andere

• Werfadministratie: uitvoeren en opvolgen van checkinatwork, aangiften van werken en andere wettelijke en administratieve formaliteiten.
• Projectadministratie: verzamelen, controleren en structureren van alle nodige documenten voor onder meer het postinterventiedossier (PID) en EPB-dossier.
• Opvolging van nutsvoorzieningen: opnemen en doorgeven van meterstanden van water, elektricteit en gas, onder meer bij opleveringen, overdrachten en ingebruikname van appartementen, woningen, panden, en zorgen voor een correcte administratieve verwerking.
• Keuringen en technische opvolging: aanvragen en inplannen van diverse keuringen, zoals brandveiligheidskeuringen en andere verplichte technische controles.
• Vergunningen: aanvragen en opvolgen van vergunningen voor de werfinrichting, zoals parkeervergunningen en vergunningen voor inname van openbaar domein.
• Offertebeheer: opvragen en vergelijken van offertes bij leveranciers en dienstverleners.
• VME-administratie: voorbereiden van vergaderingen van de Vereniging van Mede-eigenaars (VME), inclusief het verzamelen van relevante informatie en documenten.
• Managementondersteuning: de zaakvoerders ontzorgen bij uiteenlopende administratieve en organisatorische taken en zelfstandig inspelen op hun noden.
• Archivering en documentbeheer: een gestructureerde digitale en /of fysieke archivering opzetten en onderhouden, zodat alle documenten snel terug te vinden zijn.

Je krijgt een gevarieerd takenpakket met verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken. Je houdt het overzicht over verschillende projecten en zorgt ervoor dat niets uit het oog wordt verloren.

Vereisten

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste nieuwe collega om ons team te versterken.

Profiel We zoeken een administratief sterke en organisatorisch talentvolle collega die graag structuur brengt, vooruit denkt en de zaakvoerders op een betrouwbare manier ondersteunt.

• Je beschikt over sterke administratieve en organisatorische vaardigheden.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig.
• Je kunt goed overweg met Microsoft Excel en de courante Office-toepassingen.
• Je schrijft foutloos.
• Je kunt bouwplannen lezen en begrijpt de basis van bouwkundige plannen en projectdocumentatie.
• Je bent klantvriendelijk, communicatief en professioneel in je contacten met externe partijen.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je kunt verschillende taken en deadlines efficiënt beheren en opvolgen.
• Je neemt inittiatief, denkt oplossingsgericht en wacht niet altijd op instructies.
• Je bent leergierig en bereid om je kennis van administratieve procedures in de bouwsector verder uit te breiden.

Extra troeven

• Ervaring in de vastgoedsector, projectontwikkeling of de bouwsector.
• Kennis van werfadministratie, checkinatwork, aangifte van werken, en EPB- of PID-dossiers.
• Ervaring met VME-administratie en aanvragen van vergunningen en technische keuringen.