Corporate Executive Secretary

Deskripsi Pekerjaan Kami mencari individu yang terorganisir, proaktif, teliti, dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk bergabung sebagai Corporate Executive Secretary. Posisi ini bertanggung jawab memberikan dukungan administratif dan koordinasi kepada Direksi, memastikan kelancaran aktivitas eksekutif, serta mendukung koordinasi lintas departemen dan pelaksanaan agenda strategis perusahaan.

Tanggung Jawab

• Mengelola jadwal Direksi, termasuk agenda rapat, pertemuan bisnis, dan kegiatan perusahaan.
• Menyiapkan kebutuhan rapat Direksi, termasuk undangan, agenda, materi presentasi, notulen rapat (Minutes of Meeting), dan dokumentasi.
• Melakukan tindak lanjut atas hasil rapat, keputusan Direksi, serta memastikan setiap action plan ditindaklanjuti oleh departemen terkait.
• Mengelola korespondensi, surat-menyurat, dokumen perusahaan, dan administrasi yang berkaitan dengan Direksi.
• Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan seluruh departemen, mitra bisnis, serta pihak eksternal untuk mendukung kebutuhan Direksi.
• Membantu penyusunan laporan, presentasi, proposal, dan dokumen strategis perusahaan.
• Mengelola pengaturan perjalanan dinas, akomodasi, serta kebutuhan operasional Direksi.
• Memastikan pengarsipan dokumen perusahaan tersusun secara sistematis, aman, dan mudah diakses sesuai kewenangan.
• Mendukung monitoring proyek, program kerja, dan agenda strategis perusahaan melalui koordinasi dengan departemen terkait.
• Menjaga kerahasiaan informasi, dokumen, dan keputusan strategis perusahaan.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal S1 dari semua jurusan, diutamakan Administrasi Bisnis, Manajemen, Sekretaris, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai Executive Secretary, Corporate Secretary Assistant, Personal Assistant to Director, atau posisi sejenis.
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan interpersonal yang baik.
• Mampu menyusun notulen rapat, laporan, surat-menyurat, dan presentasi secara profesional.
• Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, dan PowerPoint) serta mampu mengelola dokumen digital.
• Memiliki kemampuan organisasi, manajemen waktu, dan multitasking yang baik.
• Teliti, proaktif, responsif, berorientasi pada solusi, serta mampu bekerja dengan tenggat waktu.
• Memiliki integritas tinggi dan mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun berkolaborasi dengan berbagai departemen.

Keahlian yang Dibutuhkan

• Executive & Administrative Support
• Business Communication
• Meeting Coordination & Minutes of Meeting
• Document Management
• Project & Action Plan Monitoring
• Time Management & Multitasking
• Microsoft Office
• Confidentiality & Professionalismevent: error

Skills: Organizational Skills, Google Docs, Scheduling, Administration, Microsoft Office, Microsoft 365, Microsoft Outlook, Secretarial Skills, Communication Skills, Google Sheets