Teamassistenz / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) – Vollzeit

Über uns und die Position Wir suchen eine engagierte, kommunikative und motivierte Teamassistenz / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) in Vollzeit, die unser Team tatkräftig unterstützt und gleichzeitig eng mit unserer Geschäftsleitung zusammenarbeitet. In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Büroorganisation, der internen Koordination sowie der Betreuung und Kommunikation mit unseren Kunden. Sie unterstützen die Geschäftsleitung insbesondere bei der Organisation, Koordination und administrativen Begleitung von Kundenprojekten und tragen dazu bei, dass Kundenanfragen, Projektabläufe und interne Abstimmungen effizient und professionell umgesetzt werden. Als wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Team, Kunden und externen Partnern sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss und unterstützen aktiv die Vorbereitung, Nachverfolgung und Koordination laufender Projekte. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Eigeninitiative und Ihrer Freude an Kommunikation tragen Sie maßgeblich zum Erfolg unseres Teams und zur Zufriedenheit unserer Kunden bei. Wenn Sie gerne Verantwortung übernehmen, abwechslungsreiche Aufgaben schätzen und Freude daran haben, sowohl organisatorisch als auch kommunikativ mitzuwirken, sind Sie bei uns genau richtig! Ihre Aufgaben Assistenz der Geschäftsleitung und Unterstützung von Kundenprojekten Direkte organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft Unterstützung bei der Planung, Koordination und Nachverfolgung laufender Kundenprojekte Vorbereitung und Nachbereitung von Kundenterminen, Projektbesprechungen und internen Abstimmungen Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Erstellung von Präsentationen, Projektunterlagen, Angeboten und Kundeninformationen Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und projektbezogenen Vereinbarungen Eigenständige Übernahme organisatorischer Aufgaben zur Entlastung der Geschäftsleitung Kundenkommunikation und Projektkoordination Unterstützung bei der professionellen Kommunikation mit bestehenden und potenziellen Kunden Bearbeitung, Koordination und Weiterleitung von Kundenanfragen per E-Mail und Telefon Unterstützung bei der Abstimmung zwischen Kunden, Geschäftsleitung und internen Projektverantwortlichen Pflege und Aktualisierung von Kundeninformationen, Projektübersichten und relevanten Dokumentationen Sicherstellung einer zuverlässigen Nachverfolgung offener Themen und vereinbarter Maßnahmen Mitwirkung an einer serviceorientierten und professionellen Kundenbetreuung Teamassistenz und Büroorganisation Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation und Koordination von Terminen Bearbeitung von Schriftverkehr, Dokumenten und Präsentationen mit Microsoft Word und PowerPoint Planung und Organisation von Meetings, Veranstaltungen und internen Abläufen Verwaltung und Pflege von Datenbanken, Dokumenten und digitalen Ablagestrukturen Kommunikation mit internen Teams sowie externen Partnern auf Deutsch und Englisch Unterstützung bei der Optimierung administrativer Prozesse und Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses Übernahme allgemeiner organisatorischer und administrativer Aufgaben Ihr Profil Erste Berufserfahrung im Bereich Teamassistenz, Office Management, Assistenz der Geschäftsleitung oder in einer vergleichbaren administrativen Position Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, PowerPoint und Outlook Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise Freude an der Kommunikation mit Kunden sowie ein freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Projekte gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten sinnvoll zu setzen Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und Bereitschaft, sich schnell in neue Software einzuarbeiten Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein Teamfähigkeit, Flexibilität und eine lösungsorientierte Denkweise Erfahrung in der Projektkoordination oder Kundenbetreuung ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung Das zeichnet Sie aus Sie behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen, kommunizieren gerne mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und haben Freude daran, Dinge zu organisieren und voranzubringen. Sie denken mit, erkennen, wo Unterstützung benötigt wird, und übernehmen Aufgaben eigenständig. Dabei verstehen Sie sich als verlässliche Unterstützung für das gesamte Team und als wichtige organisatorische Schnittstelle zur Geschäftsleitung. Werden Sie Teil unseres Teams! Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Position mit vielfältigen Aufgaben, kurzen Kommunikationswegen und einer engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung. Sie erhalten die Möglichkeit, Einblicke in unterschiedliche Kundenprojekte zu gewinnen, Verantwortung zu übernehmen und aktiv zum Erfolg unseres Unternehmens beizutragen. Wenn Sie eine proaktive Persönlichkeit mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Gehalt: 2.900,00€ - 3.900,00€ pro Monat Leistungen: Firmenevents Kostenlose Getränke Kostenloser Parkplatz Verkehrsanbindung Arbeitsort: Vor Ort