Asistente Administrativo Contable

Descripción del puesto:

Objetivo del Puesto Brindar soporte administrativo, contable y operativo a la Dirección y a las áreas administrativas de la empresa, asegurando el correcto control de procesos de facturación, conciliaciones, reportes contables, manejo de tarjetas corporativas y gestión documental, contribuyendo a la eficiencia operativa y al cumplimiento de los procedimientos internos.

Funciones y Responsabilidades Principales

Administración General

• Gestionar documentación administrativa y contable.
• Organizar expedientes físicos y digitales.
• Dar seguimiento a trámites internos y externos.
• Coordinar actividades administrativas requeridas por la Dirección.
• Atender llamadas, correos y solicitudes internas.

Facturación

• Elaborar y emitir facturas conforme a requerimientos fiscales.
• Verificar la correcta integración de información para facturación.
• Dar seguimiento a la entrega de facturas y complementos de pago.
• Controlar cancelaciones, sustituciones y correcciones de CFDI.
• Mantener actualizados los registros de facturación.

Conciliaciones

• Realizar conciliaciones bancarias periódicas.
• Conciliar cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Verificar movimientos financieros y detectar discrepancias.
• Dar seguimiento a aclaraciones con bancos y proveedores.

Soporte Contable

• Registrar información contable y administrativa en sistemas internos.
• Integrar documentación de respaldo para pólizas y registros contables.
• Apoyar en cierres mensuales y actividades de auditoría.
• Preparar reportes e información para el área contable externa o interna.
• Mantener actualizados archivos y controles contables.

Reporteo Contable y Financiero

• Elaborar reportes de ingresos, gastos y flujo de efectivo.
• Generar reportes periódicos para Dirección.
• Preparar indicadores administrativos y financieros básicos.
• Dar seguimiento a presupuestos y gastos operativos.
• Registro de las ventas por producto para el cálculo de comisiones de los agentes de venta
• Capturar diaria de la base de datos de la facturación por producto
• Actualizar la base de datos según procedimiento cuando haya nuevos clientes y productos
• Conciliar cancelaciones de facturas y facturaciones en este reporte.

Manejo de Tarjeta de Crédito Corporativa

• Controlar y registrar consumos realizados con tarjeta corporativa.
• Solicitar y recopilar comprobantes fiscales de gastos.
• Conciliar estados de cuenta contra gastos registrados.
• Elaborar reportes de gastos y comprobar erogaciones.

Asistencia a Dirección

• Gestionar agenda, reuniones y compromisos de la Dirección.
• Coordinar viajes, reservaciones y logística cuando sea requerido.
• Preparar informes, minutas y presentaciones.
• Dar seguimiento a acuerdos y actividades asignadas por la Dirección.
• Manejar información confidencial con absoluta discreción.

Escolaridad

Licenciatura o carrera técnica en Administración, Contabilidad, Finanzas o afín. Deseable formación complementaria en administración o contabilidad.

Experiencia

Mínimo 1 año en puestos similares. Experiencia comprobable en:

• Facturación electrónica.
• Conciliaciones bancarias.
• Control administrativo.
• Reporteo financiero básico.
• Manejo de cuentas por pagar y cobrar.
• Asistencia a nivel dirección.

Conocimientos Técnicos

• Facturación electrónica (CFDI).
• Conciliaciones bancarias.
• Principios contables básicos.
• Cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Control de gastos corporativos.
• Manejo de portales bancarios.
• Microsoft Office (Excel intermedio o avanzado).
• Sistemas ERP o administrativos

Competencias Organizacionales

• Planeación y organización.
• Atención al detalle.
• Orientación a resultados.
• Proactividad.
• Capacidad de análisis de datos para detectar inconsistencias en la capturas y conciliaciones.
• Responsabilidad.

Interpersonales

• Comunicación efectiva.
• Servicio al cliente interno.
• Trabajo en equipo.
• Discreción y manejo de información confidencial.
• Capacidad de seguimiento.

Personales

• Alto sentido de urgencia.
• Pensamiento analítico.
• Capacidad para trabajar bajo presión.
• Adaptabilidad y aprendizaje continuo.

Indicadores de Desempeño (KPIs)

• Exactitud en facturación.
• Cumplimiento de tiempos de emisión de facturas.
• Conciliaciones realizadas en tiempo y forma.
• Exactitud de reportes contables.
• Control y comprobación de gastos corporativos.
• Cumplimiento de solicitudes de Dirección dentro de los tiempos establecidos.
• Nivel de organización documental.

Requerimientos

• Educación mínima: Educación media superior
• Educación Profesional T
• 1 año de experiencia

Conocimientos:

• Comunicación
• Administración contable
• Base de datos
• Conciliaciones bancarias
• Contabilidad
• Control de procesos
• Enfoque a resultados
• Facturación
• Pago a proveedores
• Programas contables
• Soporte

Palabras clave:

ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative, contador, pagador, contralor, accountant, facturista, tesorero, contable