Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. http://www.aphp.fr

Mission générale :

Tâches de secrétariat :

• Gestion des appels téléphoniques (une chef de département, une adjointe à la chef de départements, six juristes et un coordinateur laïcité et culte)
• Demandes d'observations aux hôpitaux et transmission des jugements
• Prises de rendez-vous
• Frappe de courrier et envoi
• Répartition du courrier
• Organisation des réunions
• Ouverture de dossiers
• Scan et copies
• Archivage
• Commande de fournitures
• Diffusion de documents
• Enregistrements informatiques des dossiers sur le logiciel CICERON ou SharePoint (formation prévue)
• Organisation du planning des congés du Département
• Gestion de l'agenda du Chef de Département et adjoint au Chef de Département
• Elaboration et suivi du tableau des formations dispensées par le Département au sein des établissements de l'AP-HP

Missions ponctuelles :

• Gestion des dossiers RPVPC encore suivis par la DAJDP : en lien avec un cabinet d'avocat, gestion des dossiers de recouvrement de créance liées aux accidents subis par les agents de l'AP-HP avec tiers responsable) : transmission des dossiers à l'avocat, demande des créances aux hôpitaux, correction des tableaux de créance, transmission à l'avocat, relance par mail et téléphone aux correspondants des hôpitaux....
• Appui auprès des hôpitaux pour la gestion des dossiers en lien avec le cabinet d'avocat en ce qui concerne les règlements d'honoraires.
• Transfert des nouveaux dossiers directement auprès du cabinet.

• Traitement des demandes de statistiques pour le département

• Gestion des tableaux de suivi des dossiers (tableaux PF/affaires pénales, tableau provision....)

• Responsable/référente Intranet pour le département

SAVOIR FAIRE REQUIS

Formations et/ou qualifications :

Expérience et connaissance de l'AP-HP souhaitée.

Connaissances particulières :

• intérêt pour les tâches informatiques,
• très bonne connaissance des logiciels standards et de l'environnement Windows (Word, Excel, Ciceron, Navigateurs internet).

Expériences professionnelles :

Expérience similaire appréciée.

CONNAISSANCES ASSOCIEES

Organisation Fonction Publique

SAVOIR ETRE REQUIS

Esprit d'initiative et dynamisme, Ordre, méthode et rigueur, Esprit d'équipe, Qualités relationnelles, disponibilité, Discrétion professionnelle.