Standardiste - Etude de Mandataires judiciaires (H/F)
Afin de renforcer son équipe, la SELARL JEROME ALLAIS recherche un(e) standardiste/assistant(e) administratif(ve).
Mission : Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'étude, garantir la bonne circulation des informations et contribuer au bon fonctionnement administratif quotidien
- Accueil téléphonique : identifier les demandes des interlocuteurs ; réorienter les appels vers le collaborateur compétent ; répondre directement aux demandes courantes relevant d'informations générales ; assurer une prise de message claire et complète
- Accueil physique : accueillir les personnes ayant rdv et prévenir le collaborateur ; accueillir les personnes sans rdv, identifier l'objet de leur venue et les orienter en fonction de leur demande ; accueillir les huissiers de justice et réceptionner les actes de justice
- Gestion de la messagerie électronique : consulter et traiter la boîte mail générale de l'étude ; identifier les dossiers concernés et les transférer aux collaborateurs compétents
- Gestion du courrier entrant : réceptionner le courrier quotidien ; procéder à son ouverture ; identifier les urgences ; distribuer les courriers aux collaborateurs concernés ; assurer le traitement prioritaire des courriers nécessitant une action immédiate
- Gestion administrative et documentaire : scanner, enregistrer et classer les documents ; intégrer les documents électroniques reçus du Greffe du Tribunal des Activités Economiques de Lyon ; assurer le traitement des documents papier retournés par les juridictions
- Gestion du calendrier de l'étude : planifier et renseigner les dates d'audiences, les convocations, les rendez-vous, les renvois d'audience
- Gestion du courrier sortant : gérer les parapheurs des collaborateurs ; vérifier les documents avant expédition ; mise sous pli ; affranchissement ; dépôt pour La Poste
- Appui administratif général : rédaction de courriers simples ; classement ; ouverture informatique des nouveaux mandats ; participation au bon fonctionnement administratif quotidien de l'étude ; assistance ponctuelle aux collaborateurs sur des tâches administratives
Profil recherché :
- Maîtrise de l'accueil téléphonique
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Connaissances et/ou expérience en procédures collectives appréciées
- Une formation progressive est dispensée en interne pour permettre l'acquisition des compétences spécifiques
- Qualités requises : réactivité, rigueur, sens de l'organisation et de la gestion des délais et des priorités, rapidité d'exécution, capacité à s'intégrer dans une équipe.
- Le poste nécessite une forte capacité à gérer les urgences, à prioriser les demandes et à évoluer dans un environnement juridique exigeant rigueur et réactivité.
Poste à pourvoir immédiatement Rémunération selon le profil des candidats L'Etude est ouverte à du temps partiels, possible travail sur 3 ou 4 jours possibles.