Personal Assistant

OPEN RECRUITMENT — PERSONAL ASSISTANT (PA)

Deskripsi Pekerjaan Personal Assistant bertanggung jawab membantu atasan dalam mengelola aktivitas administrasi, komunikasi, agenda, koordinasi, serta berbagai kebutuhan pekerjaan sehari-hari agar aktivitas atasan berjalan efektif, terorganisir, dan tepat waktu.

Job Desk / Tanggung Jawab:

• Mengelola dan mengatur jadwal, agenda, meeting, serta appointment atasan.
• Mengingatkan dan memastikan agenda atau pekerjaan penting terlaksana sesuai jadwal.
• Menyiapkan dokumen, laporan, presentasi, surat, notulen, dan kebutuhan administrasi lainnya.
• Mengelola email, pesan, komunikasi, serta korespondensi yang berkaitan dengan pekerjaan atasan.
• Membantu melakukan koordinasi dengan internal perusahaan, klien, vendor, maupun pihak eksternal.
• Melakukan follow-up terhadap pekerjaan atau tugas yang telah didelegasikan oleh atasan.
• Membantu menyiapkan kebutuhan meeting, perjalanan dinas, acara, dan aktivitas profesional lainnya.
• Membantu mengelola dan merapikan data serta arsip/dokumen, baik secara fisik maupun digital.
• Membantu membuat rekap sederhana terkait administrasi, keuangan, jadwal, atau kebutuhan operasional sesuai arahan.
• Menjadi penghubung komunikasi antara atasan dengan pihak internal maupun eksternal bila diperlukan.
• Menangani beberapa pekerjaan secara bersamaan (multitasking) dengan tetap memperhatikan prioritas dan deadline.
• Menjaga kerahasiaan informasi pribadi, bisnis, dokumen, data, dan pembicaraan internal yang diperoleh selama bekerja.
• Bersedia mengikuti perubahan prioritas dan jadwal kerja sesuai kebutuhan atasan.
• Melaksanakan tugas-tugas lain yang relevan sesuai arahan atasan.

Kualifikasi Pendidikan Minimal S1, dengan jurusan yang diutamakan:

• Administrasi Perkantoran / Administrasi Bisnis
• Sekretari / Secretary / Executive Secretary
• Manajemen / Manajemen Bisnis
• Ilmu Komunikasi
• Sastra Inggris / Bahasa
• Akuntansi / Keuangan
• Psikologi

Kandidat dari jurusan lain tetap dapat dipertimbangkan apabila memiliki kemampuan dan pengalaman yang relevan.

Keterampilan yang Dibutuhkan:

• Menguasai Microsoft Office, khususnya Word, Excel, dan PowerPoint.
• Memiliki kemampuan manajemen waktu dan multitasking yang baik.
• Memiliki kemampuan komunikasi verbal dan tertulis yang baik.
• Mampu berkomunikasi dalam Bahasa Inggris, baik secara lisan maupun tulisan.
• Memiliki kemampuan administrasi dan pengelolaan dokumen yang baik.
• Teliti, rapi, terorganisir, dan mampu memperhatikan detail.
• Memiliki etika profesional dan menjaga kerahasiaan dengan baik.
• Mampu bekerja dengan cepat, responsif, dan memiliki rasa tanggung jawab tinggi.
• Fleksibel terhadap perubahan jadwal, prioritas, dan kebutuhan pekerjaan.
• Mampu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan jadwal serta ritme kerja atasan.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun berkoordinasi dengan tim.

Karakter yang Dicari: Confidential & trustworthy — dapat dipercaya dan mampu menjaga rahasia. Organized — mampu membuat pekerjaan dan agenda tetap teratur. Proactive — tidak hanya menunggu instruksi, tetapi mampu mengantisipasi kebutuhan pekerjaan. Responsive — cepat memberikan respons dan melakukan follow-up. Detail-oriented — teliti terhadap dokumen, jadwal, angka, dan informasi. Adaptable — mudah menyesuaikan diri dengan perubahan situasi dan prioritas. Professional — memiliki sikap, komunikasi, dan penampilan yang profesional.

Skills: Teamwork, Administration, Communicative, Scheduling