Office Manager (m/w/d)

Über uns Wir sind ein Bauingenieur- und Sachverständigenbüro mit Sitz in Wiesbaden und spezialisiert auf die Erstellung von Gutachten rund um Grundstücke und Immobilien. Als kleines Team mit fünf festen Mitarbeitern legen wir großen Wert auf ein kollegiales Miteinander, flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege. Bei uns werden Ideen nicht durch mehrere Führungsebenen ausgebremst. Wer Verbesserungsvorschläge einbringt, wird gehört. Gute Ideen diskutieren wir gemeinsam und setzen sie bei Eignung anschließend auch um. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, die Entwicklung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten. Gleichzeitig fördern wir die fachliche Weiterentwicklung unseres Teams. Individuelle Fort- und Weiterbildungen sind bei uns ausdrücklich erwünscht und werden aktiv unterstützt. So schaffen wir die Möglichkeit, sich sowohl persönlich als auch beruflich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Wenn Sie ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld suchen, in dem Eigenverantwortung, fachlicher Anspruch und ein wertschätzendes Miteinander gelebt werden, sind Sie bei uns genau richtig. Ihre Aufgabe Als Office Manager (m/w/d) sind Sie das organisatorische Rückgrat unseres Unternehmens und die zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, Mitarbeitern, freien Mitarbeitern, Steuerberater und Geschäftsleitung. Sie sorgen dafür, dass unsere internen Abläufe zuverlässig funktionieren und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen. Ihre Aufgaben im Überblick Annahme und Bearbeitung von Kundenanfragen Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Dienstleistern Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten Koordination und Terminplanung unserer festangestellten sowie freien Mitarbeiter Unterstützung bei der Auftragsverwaltung Erstellung von Rechnungen Überwachung von Zahlungseingängen Bearbeitung des Mahnwesens Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen Kommunikation und Abstimmung mit dem Steuerberater Organisation und Pflege der digitalen und physischen Ablage Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft Ansprechpartner für Mitarbeiter bei organisatorischen Fragestellungen Mitwirkung bei der Optimierung interner Prozesse und Abläufe Das bringen Sie mit Mehrjährige praktische Erfahrung im Office Management, in der Büroorganisation oder einer vergleichbaren Position Sicherer Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise Organisationstalent und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen Freude an Kommunikation und Zusammenarbeit Besonders wichtig ist uns Uns ist Ihre praktische Erfahrung deutlich wichtiger als ein bestimmter Ausbildungsweg oder ein bestimmter Abschluss. Wir suchen eine Persönlichkeit, die gerne organisiert, mitdenkt und Verantwortung übernimmt. Jemanden, der nicht darauf wartet, dass andere Probleme lösen, sondern selbst aktiv wird. Und ganz wichtig: Sie haben keine Scheu davor, zum Telefon zu greifen. Viele Themen lassen sich in wenigen Minuten klären, für die sonst lange E-Mail-Verläufe entstehen würden. Deshalb wünschen wir uns jemanden, der gerne und professionell kommuniziert. Das bieten wir Ihnen Unbefristete Festanstellung in Vollzeit Attraktive und leistungsgerechte Vergütung Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung Eigenverantwortliches Arbeiten mit hohem Gestaltungsspielraum Ein kleines, familiäres Team mit wertschätzender Unternehmenskultur Aktive Förderung von Fort- und Weiterbildungen Abwechslungsreiche Aufgaben statt starrer Routinen Die Möglichkeit, Prozesse und Unternehmensentwicklung aktiv mitzugestalten Bewerben Sie sich jetzt Wenn Sie gerne organisieren, Verantwortung übernehmen und in einem kleinen, engagierten Team wirklich etwas bewegen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Gehalt: 40.000,00€ - 55.000,00€ pro Jahr Leistungen: Betriebliche Weiterbildung Firmenhandy Flexible Arbeitszeiten Gleitzeit Homeoffice-Möglichkeit Kostenlose Getränke Kostenloser Parkplatz Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens Zusätzliche Urlaubstage Sprache: Deutsch (Erforderlich) Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 65201 Wiesbaden