Assistenz der Geschäftsführung (gn)

Einleitung

Wir sind IDEEMATEC – ein weltweit führender Hersteller innovativer Solar Tracker für große Photovoltaik-Kraftwerke. Seit über 20 Jahren entwickeln unsere Mitarbeitenden mit Fachwissen, Neugier und Engagement zukunftsweisende Lösungen. Mit über 80 Patenten und mehr als 10 GW installierten Trackern in über 30 Ländern steigern wir weltweit Energieerträge, erhöhen die langfristige Zuverlässigkeit und treiben die Energiewende voran.

Für unsere Geschäftsführung suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung (gn).

Aufgaben

Drei Geschäftsführer, ein hohes Reiseaufkommen, Termine mit einer Vielzahl von Stakeholdern: Diese Rolle hält all das zusammen.

Du sorgst dafür, dass Termine, Reisen, Gremienarbeit und administrative Abläufe zuverlässig ineinandergreifen und die Geschäftsführung organisatorisch jederzeit bestens vorbereitet und strukturiert ist. Du berichtest an den CFO.

Termin-, Reise- & Fristenmanagement

Eigenständige Termin- und Prioritätensteuerung für drei Geschäftsführer einschließlich der vorausschauenden Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern

Planung und Abwicklung eines hohen Reiseaufkommens von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung

Pflege einer verlässlichen Übersicht über offene Punkte, Zusagen und Fristen der Geschäftsführung mit aktiver Nachverfolgung

Gremien, Meetings & Reporting

Organisation der Regeltermine der Geschäftsführung sowie der Führungskreistermine von der Einladung über Technik und Reise bis zum Unterlagenversand, einschließlich Protokollführung

Kontrolle der Besprechungsunterlagen auf Vollständigkeit, Form und Fristen vor dem Versand sowie Formatierung und Aufbereitung von Präsentationen und Reports im Corporate Design

Unterstützung im Reporting-Zyklus durch Einholung der Beiträge, Terminverfolgung und Verteilung

Korrespondenz & Dokumentenmanagement

Eigenständige Bearbeitung von Postein- und -ausgang sowie der Korrespondenz der Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache

Pflege einer klar nachvollziehbaren Dokumenten-, Ablage- und Versionsstruktur im Bereich der Geschäftsführung, digital wie physisch

Veranstaltungen & Events

Organisation interner und externer Veranstaltungen, Town Halls, Workshops und Offsites einschließlich Dienstleistersteuerung und Gästebetreuung

Projektbegleitung & Verwaltungsvorgänge

Administrative Begleitung bereichsübergreifender Projekte mit Terminserien, Protokollen und der Aufbereitung von Statusberichten

Koordination von Unterschriftenprozessen sowie administrativer Vorgänge mit Behörden und Notaren (z. B. Beglaubigungen, Apostillen)

Qualifikation

Ausbildung & Berufserfahrung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann) oder ein Hochschulabschluss (Bachelor, FH oder Uni); vergleichbare Qualifikationen sind willkommen

Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, in der Vorstandsassistenz oder auf einer vergleichbaren Position im internationalen Umfeld, mit Routine in der Betreuung mehrerer Führungspersonen und hohem Termin- und Reiseaufkommen

Idealerweise Erfahrung in der Organisation interner Gremien- und Führungskreistermine sowie in formgerechter Protokollführung

Tools & Digitalkompetenz

Sicherer Umgang mit PowerPoint, Excel sowie gängigen Kalender-, Kommunikations- und Kollaborationstools, ergänzt um Erfahrung in der strukturierten digitalen und physischen Dokumentenablage

Sicherer Umgang mit KI-gestützten Tools (z. B. für Recherche, Terminorganisation oder Textentwürfe) zur Effizienzsteigerung im Tagesgeschäft

Arbeitsweise & Priorisierung

Ausgeprägte Fähigkeit, konkurrierende Terminanforderungen eigenständig und belastbar zu priorisieren, mit einem sicheren Gespür für die Abgrenzung organisatorischer und inhaltlicher Fragestellungen

Strukturierte, vorausschauende und sorgfältige Arbeitsweise auch in einem dynamischen Umfeld, getragen von ausgeprägtem Organisationsgeschick, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein

Sprachen & Internationalität

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, gepaart mit intensiver Erfahrung im internationalen, multikulturellen Arbeitsumfeld; ein Auslandsaufenthalt ist von Vorteil

Persönlichkeit & Auftreten

Ausgeprägte Diskretion sowie ein verbindliches und professionelles Auftreten auf allen Hierarchieebenen

Einnehmendes, sympathisches Wesen mit ausgeprägtem Gespür für den Aufbau und die Pflege informeller Netzwerke innerhalb und außerhalb des Unternehmens

Wir bieten

Die Position ist in Vollzeit und unbefristet zu besetzen, mit Sitz in Plattling, regelmäßigen Terminen an unserem zweiten Standort in Ismaning und der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten.

Benefits

Wir schätzen offene Kommunikation, unterstützen deine berufliche Weiterentwicklung und geben dir vom ersten Tag an die Freiheit, Verantwortung zu übernehmen. Mit spannenden internationalen Projekten und einem starken Sinn für Purpose bietet die Ideematec einen Arbeitsplatz, an dem deine Arbeit Wirkung zeigt und deine Stärken wirklich etwas bewegen.

Was dich bei uns erwartet:

Kurze Entscheidungswege und eine offene, internationale Kultur, in der deine Ideen Gehör finden

Hohe Eigenverantwortung ab Tag 1 wir vertrauen dir und fördern deinen Gestaltungswillen

Strukturiertes Onboarding plus Zeit und Budget für Weiterentwicklung, die dich wirklich weiterbringt

Moderne Ausstattung und ein flexibles, hybrides Arbeitsmodell

30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten mit Überstundenausgleich für echte Work-Life-Balance

50 € steuerfreie Monatszuwendung als Shopping-Card

Attraktive betriebliche Altersvorsorge mit 20 % Arbeitgeberzuschuss

Mehr Flexibilität durch die Möglichkeit, zeitweise aus dem Ausland zu arbeiten

Firmenrad-Leasing und ein umfangreiches Corporate-Benefits-Programm