Asistente Administrativa para Gerencia
Apoyar al Asesor de Presidencia en la organización de su agenda, reuniones y gestiones, así como en el control y seguimiento de proyectos y asuntos administrativos de las distintas empresas del grupo. Deberá mantener la información ordenada, coordinar con los departamentos involucrados y con proveedores locales y extranjeros y dar seguimiento hasta el cierre de cada pendiente.
Control y seguimiento
- Llevar un control claro de proyectos, tareas, acuerdos y fechas de cumplimiento.
- Preparar minutas de reuniones y mantener actualizado el estado de los acuerdos y pendientes.
- Solicitar información y avances a las áreas involucradas, dar seguimiento a los acuerdos y fechas establecidas e informar oportunamente cualquier atraso o asunto que requiera una decisión.
Agenda, reuniones y gestiones del Asesor
- Organizar y mantener actualizada la agenda del Asesor de Presidencia.
- Coordinar reuniones, llamadas y compromisos, y preparar con anticipación la información necesaria.
- Dar seguimiento a los acuerdos y gestiones que surjan de cada reunión.
- Coordinar con los departamentos de las empresas del grupo y con proveedores locales y extranjeros las gestiones solicitadas por el Asesor.
Excel e información
- Elaborar y mantener controles, bases de datos, cuadros comparativos y reportes en Excel.
- Trabajar con fórmulas, tablas dinámicas, filtros, cruces de información y validación de datos.
- Ordenar la información para que pueda revisarse rápidamente y mantenerla actualizada.
- Revisar datos, detectar inconsistencias y solicitar correcciones cuando sea necesario.
Gestiones administrativas
- Coordinar trámites, cotizaciones, compras, pagos, entregas y documentación con los departamentos de las empresas del grupo y con proveedores locales y extranjeros.
- Solicitar presupuestos, comparar opciones y dar seguimiento a las autorizaciones.
- Redactar correos, cartas, solicitudes y otros documentos administrativos.
- Mantener ordenados los archivos físicos y digitales de cada proyecto o gestión.
Comunicación y coordinación
- Mantener una comunicación clara y oportuna con los departamentos de las empresas del grupo y con proveedores locales y extranjeros, según cada proyecto o gestión.
- Coordinar reuniones, llamadas, entregas, visitas y demás actividades necesarias para el avance de cada gestión.
- Dar seguimiento a las comunicaciones y solicitudes hasta contar con la información o respuesta requerida.
Información y reportes
- Presentar al Asesor de Presidencia un resumen claro de avances, pendientes y fechas.
- Mantener actualizados los controles administrativos, la agenda y la documentación de cada proyecto o gestión.
Requisitos:
- Estudiante universitaria de Administración de Empresas o carrera afín
- Mínimo 2 a 4 años de experiencia como Asistente Administrativa, Asistente Ejecutiva, Secretaria Ejecutiva o posiciones similares.
- Experiencia brindando apoyo directo a Gerencias o Directores.
- Experiencia en control documental, elaboración de reportes y seguimiento administrativo.Experiencia apoyando procesos contables básicos será altamente valorada.
- Nivel de inglés intermedio
Ofrecemos:
- Oficinas en zona 13
- Prestaciones de ley sobre el salario mínimo, el resto bono incentivo fijo.
-Requerimientos-
- Educación mínima: Universidad 2 años de experiencia
- Edad: entre 25 y 40 años
- Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide