Recepcionista administrativo - para Costa del Este
Administrar de manera integral las operaciones de la oficina, asegurando el correcto funcionamiento de la recepción, archivo, cafetería, parqueos y servicios de mantenimiento. Gestionar los procesos administrativos, incluyendo la elaboración y control de formularios, órdenes de compra (PO's), facturación, documentación y registros administrativos. Administrar y controlar el archivo físico y documental de la organización, garantizando la correcta organización, custodia y actualización de expedientes e inventarios documentales. Coordinar y dar seguimiento a proveedores de servicios generales, mantenimiento y suministros, verificando el cumplimiento de los servicios contratados y el procesamiento de facturas. Planificar, coordinar y apoyar la organización de eventos internos, visitas corporativas, actividades de Recursos Humanos y celebraciones institucionales. Coordinar la logística de viajes, hospedajes, transporte, visitas de personal internacional y agendas de reuniones, asegurando una adecuada planificación y ejecución. Utilizar herramientas de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook y Teams) para la elaboración de informes, control de información, comunicación y gestión documental. Gestionar y mantener actualizados los sistemas corporativos relacionados con órdenes de compra (PO's), plataformas internas, registros administrativos y controles operativos. Administrar el inventario de suministros de oficina, botiquín, tarjetas de acceso, materiales y demás recursos asignados, garantizando su disponibilidad y control. Brindar apoyo en procesos administrativos de finanzas, incluyendo seguimiento a proveedores, conciliaciones, recolección de cheques y gestión de formularios. Apoyar el cumplimiento de los lineamientos de Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente (QSHE), coordinando mantenimientos preventivos, fumigaciones y el cumplimiento de los requisitos establecidos. Elaborar reportes administrativos, dar seguimiento a indicadores del área y mantener actualizada la documentación correspondiente para garantizar la eficiencia de los procesos.
-Requerimientos-
- Educación mínima: Universidad
- 1 año de experiencia
- Edad: entre 21 y 35 años
Palabras clave: recepcion, receptionist, recepcionista, administrative