Administrative Specialist, Housing (m/w/d)
Job Req Number: 121593 Arbeitszeitmodel: Vollzeit Division: DEU - DSV Air & Sea Germany GmbH (DEU - DSV Air & Sea Germany GmbH (Air & Sea))
Stadt: Hamburg
Du behältst den Überblick, denkst mit und sorgst dafür, dass alles läuft? Dann werde als Administrative Specialist, Housing (m/w/d) Teil unseres Teams in Hamburg und unterstütze mit deinem Organisationstalent dabei, dass Prozesse, Menschen und Arbeitsabläufe am Standort reibungslos zusammenwirken.
Deine Tätigkeiten
- Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben, wie Büroorganisation, Informationsaufbereitung und Bearbeitung der Korrespondenz
- Kontrolle und Buchungen im Zeiterfassungssystem
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
- Materialbestellung für den Standort, Organisation von Büromaterial und -ausstattung, wie Drucker, Tinte, Toner, Papier usw.
- Meldung jeglicher Betriebsstörungen an die entsprechende Person bzw. Abteilung
- Kontakt und Koordination von Terminen mit externen Unternehmen (Handwerker, Reinigungsfirma, usw)
- Prüfen und Freigeben von digitalen Eingangsrechnungen und Anlagen
- Scannen von postalischen Eingangsdokumenten
- Indexierung und ggf. Nachbereitung der Dokumente
- Aufbereitung von Dokumenten für die digitale Archivierung
- Kontrolle und Beauftragung von Prüf- und Wartungsintervallen
- Mitverantwortliche Beauftragte Person des Standortes für die Division Air & Sea zu den Themen QHSE, Brandschutz, Arbeitssicherheit
- Planung und Organisation von Schulungen und Ersteinweisungen
- Organisation und Vorbereitung von Meetings (Raumplanung, Eindecken etc.)
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung wünschenswert
- Souveräner Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Verantwortungsbewusstsein, starkes Engagement und Selbständigkeit
Deine Benefits
Finanzielle Benefits:
- Vermögenswirksame Leistungen, Betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterrabatte, DSV-Mitarbeiterkarte mit monatlichem Nettoguthaben, Jobrad, Jubiläumszahlungen
Gesundheit und Mobilität:
- Krankenzusatzversicherung (divisionsabhängig), Bildschirmarbeitsbrillen, Gruppenunfallversicherung
Onboarding:
- Eine umfangreiche Einarbeitung mit einem individuellen Einarbeitungsplan
Team:
- Ein tolles engagiertes und motiviertes Team, Flache Organisationsstrukturen und eine offene Arbeitsatmosphäre
Abwechslung:
- Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit großem Entscheidungsspielraum bei einem globalen Player
Flexibilität:
- Einen modernen Arbeitsplatz inkl. einer transparenten Gleitzeitregelung und Option auf mobiles Arbeiten
Weiterentwicklung:
- Regelmäßige Fortbildungen und Schulungen, E-Learnings, Next@DSV sind nur einige Personalentwicklungsprogramme, um deine Fähigkeiten auf dem neuesten Stand zu halten. Zugeschnittene Programme sind ebenso möglich.