Office Management & Administration Specialist (m/w/d)

Einleitung

Coherent befähigt Marktinnovatoren, die Zukunft durch bahnbrechende Technologien zu definieren, von Materialien bis hin zu Systemen. Wir liefern Innovationen, die bei unseren Kunden in den verschiedensten Anwendungen für die Märkte Industrie, Kommunikation, Elektronik und Instrumentierung Resonanz finden. Coherent hat seinen Hauptsitz in Saxonburg, Pennsylvania, und unterhält weltweit Forschungs- und Entwicklungs-, Produktions-, Vertriebs- und Serviceeinrichtungen.

Die Finisar Germany GmbH ist ein internationales und innovatives Technologieunternehmen innerhalb des Coherent Konzerns. Am Standort in Berlin entwickeln und fertigen wir schnelle optoelektronische Komponenten für weltweite Glasfasernetze und spezialisierte Lösungen für den Messtechnik-Markt.

Die weltweite Technologieführerschaft verdanken wir dem fundierten Wissen und den Erfahrungen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dieses Bewusstsein prägt unsere Unternehmenskultur – die offen sowie kommunikativ ist und ein vertrauensvolles Miteinander gewährleistet. Jeder Einzelne trägt mit seinem Wissen und seiner Verantwortung zum Unternehmenserfolg bei. Die Leidenschaft und das Engagement unseres Teams sind der Motor unseres Unternehmens!

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierte/n und gut organisierte/n Office & Administration Specialist. Die Position ist in Teilzeit oder Vollzeit (30–40 Wochenstunden) zu besetzen.

Aufgaben

Organisation und Steuerung der allgemeinen Standort- und Büroverwaltung

Verantwortung für den Empfangsbereich sowie die Betreuung nationaler und internationaler Gäste in deutscher und englischer Sprache

Planung und Koordination von Meetings, Konferenzen und Firmenveranstaltungen

Organisation von Dienstreisen, einschließlich Reisebuchungen, Visa-Management und Bearbeitung von Reisekosten

Verwaltung von Verträgen, Firmenfahrzeugen, Firmenkreditkarten und weiteren administrativen Prozessen

Koordination und Weiterentwicklung des betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes

Sicherstellung der Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Vorgaben sowie Bearbeitung von Unfallanzeigen

Organisation von Arbeitssicherheitsaudits sowie Schulungen für Ersthelfer und Brandschutzhelfer

Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen, Behörden, der Berufsgenossenschaft und externen Dienstleistern

Qualifikationen

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem international agierenden Konzern

Kenntnisse im betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz oder die Bereitschaft, sich in dieses Themengebiet einzuarbeiten

Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)

Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein hohes Organisationsgeschick

Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen

Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Maß an Eigeninitiative

Wir bieten

Vorteile

Wir bieten Dir interessante und abwechslungsreiche Aufgaben in einem wachsenden und spannenden High-Tech-Unternehmen im Bereich optoelektronischer Hochgeschwindigkeitskomponenten. Es erwartet Dich eine kreative und produktive Arbeitsatmosphäre und ein flexibles Arbeitsumfeld mit viel Raum für berufliche Weiterentwicklung. Uns verbindet der Wille zum Erfolg und die Faszination für technische Herausforderungen und technologischen Fortschritt. Folgende Benefits können wir Dir zusätzlich bieten:

Flexible Arbeitszeiten

30 Urlaubstage (Gleitzeitkonto)

Gesundheitspaket mit zusätzlicher Krankenversicherung oder Fitnessprogramm

Finanzieller Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel

Fahrradleasingprogramm

Bonus und private Altersvorsorge

Kontakt

Wenn Du interessiert bist, dann bewirb Dich mit Deinem Lebenslauf über den untenstehenden Button. Wir freuen uns darauf, von Dir zu hören. Für weitere Informationen steht Dir Lisa Weiland unter lisa.weiland@coherent.com gerne zur Verfügung.